Tin tức
Chứng Từ Điện Tử Và Chứng Từ Giấy Khác Gì Nhau?
|
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử để thuận tiện hơn trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ hai loại chứng từ này khác nhau ở điểm nào và khi nào nên sử dụng từng loại. Vì vậy, việc tìm hiểu Chứng Từ Điện Tử Và Chứng Từ Giấy Khác Gì Nhau? sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng đúng trong quá trình làm kế toán và lưu trữ chứng từ.
Nếu doanh nghiệp sử dụng và lưu trữ chứng từ không đúng quy định, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc giải trình hồ sơ. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm của chứng từ điện tử, chứng từ giấy và sự phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy để quản lý chứng từ hiệu quả, đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.
Chứng Từ Điện Tử Là Gì?
Chứng từ điện tử là các loại chứng từ được lập, ký, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì in ra giấy như chứng từ giấy. Hiện nay, nhiều loại chứng từ trong doanh nghiệp đã được chuyển sang dạng điện tử như hóa đơn điện tử, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, hợp đồng điện tử và các chứng từ kế toán được lập trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng. Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ thuận tiện và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.
Một trong những ưu điểm lớn của chứng từ điện tử là dễ lưu trữ và dễ tìm kiếm. Doanh nghiệp không cần tốn diện tích để lưu hồ sơ như chứng từ giấy, mà có thể lưu trữ trên máy tính, ổ cứng hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu. Khi cần tìm lại chứng từ, doanh nghiệp chỉ cần tìm theo tên file, ngày tháng hoặc số chứng từ là có thể tìm thấy nhanh chóng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình làm kế toán và quản lý hồ sơ.
Ngoài ra, chứng từ điện tử có thể sao lưu ở nhiều nơi khác nhau nên hạn chế rủi ro mất chứng từ do thất lạc, cháy, hỏng như chứng từ giấy. Nếu chứng từ điện tử được lập đúng quy định, có đầy đủ nội dung và có chữ ký số hợp lệ thì vẫn có giá trị pháp lý giống như chứng từ giấy và được cơ quan thuế chấp nhận khi kiểm tra hoặc đối chiếu hồ sơ.
>> Xem thêm tại: Làm Sao Để Quản Lý Chứng Từ Điện Tử Hiệu Quả
Chứng Từ Giấy Là Gì?
Chứng từ giấy là các loại chứng từ được lập và in ra trên giấy, có chữ ký trực tiếp của người lập, người duyệt và đóng dấu của doanh nghiệp (nếu có). Trước đây, hầu hết các chứng từ kế toán trong doanh nghiệp đều là chứng từ giấy và phải được lưu trữ trong hồ sơ, bìa còng và tủ hồ sơ trong nhiều năm theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
Ưu điểm của chứng từ giấy là có thể sử dụng trong các trường hợp cần bản gốc như hồ sơ vay vốn ngân hàng, hồ sơ pháp lý, hợp đồng kinh tế, biên bản họp hoặc các giấy tờ cần chữ ký trực tiếp. Trong nhiều trường hợp, cơ quan chức năng hoặc ngân hàng vẫn yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ giấy có chữ ký và đóng dấu để đối chiếu hồ sơ.
Tuy nhiên, chứng từ giấy cũng có một số nhược điểm như dễ bị rách, hỏng, cháy hoặc thất lạc nếu không lưu trữ cẩn thận. Ngoài ra, khi doanh nghiệp có nhiều chứng từ thì việc lưu trữ và tìm lại chứng từ giấy sẽ mất nhiều thời gian và cần nhiều diện tích để lưu hồ sơ. Vì vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng chứng từ điện tử để thuận tiện hơn trong việc quản lý và lưu trữ chứng từ.
Phân Biệt Chứng Từ Điện Tử Và Chứng Từ Giấy
Khi phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy, doanh nghiệp có thể so sánh dựa trên nhiều tiêu chí như hình thức lập chứng từ, cách ký, cách lưu trữ, chi phí và mức độ tiện lợi khi sử dụng. Mỗi loại chứng từ sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hồ sơ và từng nhu cầu quản lý khác nhau của doanh nghiệp.
Dưới đây là bảng so sánh để doanh nghiệp dễ phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy:
| Tiêu chí | Chứng từ điện tử | Chứng từ giấy |
|---|---|---|
| Hình thức lập | Lập trên phần mềm, dữ liệu điện tử | In ra giấy, lập thủ công hoặc in từ phần mềm |
| Hình thức ký | Ký bằng chữ ký số | Ký tay và đóng dấu |
| Lưu trữ | Lưu trên máy tính, phần mềm, cloud | Lưu trong bìa hồ sơ, tủ hồ sơ |
| Tìm kiếm | Tìm nhanh trên máy tính | Tìm thủ công trong hồ sơ |
| Chi phí | Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ | Tốn chi phí in ấn và lưu trữ |
| Rủi ro | Ít mất nếu có sao lưu | Dễ mất, rách, cháy, hỏng |
| Tính tiện lợi | Dễ gửi qua email, file | Phải photo, scan khi gửi |
| Trường hợp sử dụng | Hóa đơn điện tử, phiếu thu chi, bảng lương | Hợp đồng, hồ sơ pháp lý, giấy tờ bản gốc |
Thông qua bảng trên, khi phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy có thể thấy chứng từ điện tử có ưu điểm về lưu trữ, tìm kiếm và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng nghìn chứng từ trong máy tính mà không cần nhiều diện tích lưu hồ sơ như chứng từ giấy. Ngoài ra, khi cần gửi chứng từ cho kế toán, cơ quan thuế hoặc đối tác, doanh nghiệp có thể gửi file chứng từ điện tử rất nhanh chóng.
Tuy nhiên, chứng từ giấy vẫn có vai trò quan trọng trong một số trường hợp cần bản gốc và chữ ký trực tiếp như hợp đồng, hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn hoặc các giấy tờ quan trọng. Vì vậy, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường kết hợp sử dụng cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy để thuận tiện trong quá trình quản lý và làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác.
>> Xem thêm tại: Cách Tổ Chức Và Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán
Chứng Từ Điện Tử Và Chứng Từ Giấy Có Giá Trị Pháp Lý Như Nhau Không?
Khi phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy, nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc hai loại chứng từ này có giá trị pháp lý như nhau hay không. Theo quy định hiện nay, nếu chứng từ điện tử được lập đúng quy định, có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán và có chữ ký số hợp lệ thì chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ điện tử để hạch toán kế toán, kê khai thuế và giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Tuy nhiên, để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý, chứng từ phải đảm bảo một số điều kiện như: có đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán, có chữ ký số của người lập và người duyệt theo quy định, và được lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ dữ liệu điện tử. Nếu chứng từ điện tử không có chữ ký số hoặc không được lưu trữ đầy đủ thì khi cơ quan thuế kiểm tra có thể không được chấp nhận.
Đối với chứng từ giấy, chứng từ cần có đầy đủ nội dung, có chữ ký của người lập, người duyệt và đóng dấu của doanh nghiệp (nếu có). Chứng từ giấy thường được sử dụng trong các hồ sơ cần bản gốc như hợp đồng, hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn ngân hàng hoặc các giấy tờ cần chữ ký trực tiếp. Vì vậy, khi phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy, có thể thấy rằng cả hai loại chứng từ đều có giá trị pháp lý nếu được lập đúng quy định, chỉ khác nhau về hình thức ký và hình thức lưu trữ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian lưu trữ chứng từ. Dù là chứng từ điện tử hay chứng từ giấy thì doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của Luật Kế toán, thường là từ 5 năm đến 10 năm tùy theo từng loại chứng từ. Nếu doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy, khi cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp có thể gặp rủi ro và khó giải trình số liệu kế toán.
Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Chứng Từ Điện Tử Hay Chứng Từ Giấy?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng chứng từ điện tử vì dễ quản lý, dễ lưu trữ và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn cần sử dụng chứng từ giấy. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn loại chứng từ phù hợp theo từng trường hợp cụ thể thay vì chỉ sử dụng một loại duy nhất.
Doanh nghiệp nên sử dụng chứng từ điện tử trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng
- Phiếu thu, phiếu chi
- Bảng lương, bảng chấm công
- Chứng từ kế toán lập trên phần mềm
- Chứng từ cần gửi nhanh cho kế toán hoặc cơ quan thuế
- Chứng từ cần lưu trữ lâu dài, dễ tìm kiếm
Doanh nghiệp nên sử dụng chứng từ giấy trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng kinh tế cần chữ ký trực tiếp
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- Biên bản họp, biên bản làm việc
- Hồ sơ vay vốn ngân hàng
- Các giấy tờ cần bản gốc để đối chiếu
Giải pháp phù hợp hiện nay là doanh nghiệp nên kết hợp cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Doanh nghiệp có thể lập và lưu trữ chứng từ kế toán bằng chứng từ điện tử để dễ quản lý và tiết kiệm chi phí, đồng thời vẫn lưu trữ chứng từ giấy đối với các hồ sơ quan trọng cần bản gốc. Cách làm này giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ hiệu quả, tiết kiệm chi phí và vẫn đảm bảo đúng quy định về kế toán và lưu trữ chứng từ.
>> Xem thêm tại: Công Ty Sự Kiện Cần Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán Bao Lâu?
Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Chứng Từ Điện Tử Hay Chứng Từ Giấy?
Tóm lại, việc phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ đặc điểm của từng loại chứng từ để sử dụng phù hợp trong quá trình hoạt động. Chứng từ điện tử có ưu điểm là dễ lưu trữ, dễ tìm kiếm, tiết kiệm chi phí và thuận tiện khi cần gửi cho cơ quan thuế hoặc đối tác. Trong khi đó, chứng từ giấy vẫn cần thiết trong một số trường hợp cần bản gốc, chữ ký trực tiếp hoặc hồ sơ pháp lý quan trọng.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường kết hợp sử dụng cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy để vừa thuận tiện trong quản lý vừa đảm bảo đúng quy định về kế toán và lưu trữ chứng từ. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán riêng để quản lý chứng từ, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ kế toán giá rẻ tại Hà Nội để được hỗ trợ quản lý chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán đầy đủ, đúng quy định trong quá trình hoạt động.
Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.
