Quán Cafe Cần Quản Lý Chi Phí Và Doanh Thu Như Thế Nào?

Khi kinh doanh quán cafe, nhiều chủ quán thường chỉ quan tâm đến việc bán được bao nhiêu ly mỗi ngày mà quên mất việc theo dõi chi phí. Thực tế, để quán hoạt động hiệu quả thì chủ quán cần biết rõ Quán Cafe Cần Quản Lý Chi Phí Và Doanh Thu Như Thế Nào? vì nếu không kiểm soát tốt chi phí vận hành thì dù doanh thu quán cafe cao nhưng vẫn có thể không có lợi nhuận. Rất nhiều quán có lượng khách đông, bán hàng tốt nhưng cuối tháng lại không còn tiền vì chi phí mặt bằng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân viên và các chi phí phát sinh khác quá cao.

Vì vậy, khi kinh doanh quán cafe, chủ quán không chỉ cần quan tâm đến doanh thu quán cafe mà còn phải theo dõi chi phí vận hành mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Khi theo dõi thường xuyên, chủ quán sẽ biết được quán đang lãi hay lỗ, chi phí đang tăng ở khoản nào và có cần điều chỉnh hay không. Việc kiểm soát doanh thu và chi phí tốt sẽ giúp chủ quán quản lý quán hiệu quả hơn, hạn chế thất thoát và đảm bảo quán có lợi nhuận để hoạt động lâu dài.

Xem thêm => Máy Tính Tiền Giúp Quản Lý Doanh Thu Quán Như Thế Nào?

Quản Lý Doanh Thu Quán Cafe Hàng Ngày

Để quản lý doanh thu quán cafe, chủ quán cần theo dõi số lượng đơn hàng mỗi ngày, doanh thu theo từng ca làm việc và doanh thu theo từng sản phẩm. Khi theo dõi doanh thu theo từng ca, chủ quán sẽ biết được ca sáng, ca chiều hay ca tối bán tốt hơn để sắp xếp nhân viên phù hợp và chuẩn bị nguyên vật liệu đầy đủ. Ngoài ra, việc theo dõi doanh thu quán cafe theo từng sản phẩm cũng giúp chủ quán biết được món nào bán chạy, món nào bán chậm để điều chỉnh menu, giá bán hoặc chương trình khuyến mãi nhằm tăng doanh thu và quản lý quán hiệu quả hơn.

Ngoài việc theo dõi theo ngày, chủ quán nên tổng hợp doanh thu quán cafe theo tuần và theo tháng để đánh giá tình hình kinh doanh. Khi so sánh doanh thu giữa các tuần hoặc các tháng, chủ quán sẽ biết được doanh thu đang tăng hay giảm, có ổn định hay không. Nếu doanh thu giảm, chủ quán có thể xem lại nguyên nhân như do ít khách, do giá bán chưa phù hợp, do chưa quảng cáo hoặc do menu chưa hấp dẫn để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Việc theo dõi doanh thu thường xuyên sẽ giúp chủ quán quản lý quán tốt hơn và chủ động hơn trong việc kinh doanh.

Bên cạnh đó, chủ quán cũng nên theo dõi doanh thu quán cafe theo từng kênh bán hàng như bán tại quán, bán mang đi hoặc bán qua ứng dụng giao hàng. Mỗi kênh bán hàng sẽ có mức chi phí khác nhau như phí ứng dụng, phí đóng gói hoặc chiết khấu, vì vậy khi theo dõi theo từng kênh, chủ quán sẽ biết kênh nào mang lại lợi nhuận cao hơn để tập trung phát triển. Đây là một cách rất quan trọng giúp quản lý quán, tăng doanh thu quán cafe và đảm bảo quán hoạt động hiệu quả lâu dài.

Quản Lý Chi Phí Vận Hành Của Quán Cafe

Bên cạnh doanh thu quán cafe, chủ quán cần kiểm soát chi phí vận hành vì đây là khoản ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Các khoản chi phí vận hành của quán cafe thường bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, tiền điện nước, tiền nguyên vật liệu, tiền marketing, tiền khấu hao máy móc và các chi phí phát sinh khác. Nếu không theo dõi các khoản chi này thường xuyên, chủ quán sẽ không biết chi phí đang tăng ở đâu và rất dễ dẫn đến tình trạng doanh thu cao nhưng lợi nhuận lại thấp, thậm chí kinh doanh không có lãi.

Để kiểm soát chi phí vận hành, chủ quán nên ghi chép và theo dõi chi phí theo từng ngày hoặc từng tuần, sau đó tổng hợp theo tháng để biết tổng chi phí là bao nhiêu. Khi theo dõi chi tiết từng khoản chi phí, chủ quán sẽ biết được chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn như chi phí mặt bằng, chi phí nguyên vật liệu hay chi phí nhân viên. Khi biết rõ từng khoản chi, chủ quán sẽ dễ dàng điều chỉnh như cắt giảm chi phí không cần thiết, tìm nhà cung cấp giá tốt hơn hoặc điều chỉnh định lượng pha chế để tiết kiệm nguyên vật liệu và quản lý quán hiệu quả hơn.

Ngoài ra, chủ quán cũng nên so sánh chi phí vận hành theo từng tháng để biết chi phí đang tăng hay giảm. Ví dụ, nếu chi phí nguyên vật liệu tăng bất thường thì có thể do giá nhập tăng, do thất thoát nguyên vật liệu hoặc do pha chế không đúng định lượng. Khi theo dõi và kiểm soát tốt chi phí vận hành, chủ quán sẽ dễ dàng quản lý quán, kiểm soát lợi nhuận và đảm bảo quán hoạt động ổn định, lâu dài và có lãi.

Theo Dõi Lợi Nhuận Thực Tế Của Quán

Nhiều quán có doanh thu quán cafe khá cao nhưng cuối tháng vẫn không có lợi nhuận vì không theo dõi lợi nhuận thực tế. Lợi nhuận được tính bằng doanh thu trừ đi chi phí vận hành, vì vậy nếu chi phí tăng thì lợi nhuận sẽ giảm. Có nhiều trường hợp quán rất đông khách nhưng do chi phí mặt bằng cao, chi phí nhân viên cao, chi phí nguyên vật liệu tăng hoặc thất thoát nguyên vật liệu nên cuối tháng gần như không có lãi dù doanh thu quán cafe vẫn tốt.

Vì vậy, chủ quán cần theo dõi lợi nhuận theo tháng để biết tình hình kinh doanh của quán có hiệu quả hay không. Khi theo dõi lợi nhuận, chủ quán sẽ biết được mỗi tháng quán lãi bao nhiêu, chi phí vận hành chiếm bao nhiêu phần trăm so với doanh thu quán cafe. Thông thường, nếu chi phí chiếm tỷ lệ quá cao so với doanh thu thì quán cần xem lại chi phí mặt bằng, chi phí nhân viên hoặc chi phí nguyên vật liệu để điều chỉnh kịp thời.

Ngoài ra, khi theo dõi lợi nhuận thường xuyên, chủ quán sẽ biết được cần tăng doanh thu quán cafe hay cần giảm chi phí vận hành để đảm bảo quán có lãi. Việc theo dõi lợi nhuận giúp chủ quán quản lý quán tốt hơn, kiểm soát tài chính tốt hơn, biết được mô hình kinh doanh có hiệu quả hay không và đảm bảo quán có thể hoạt động ổn định, lâu dài.

Xem thêm => Cách Tránh Sai Lệch Doanh Thu Khi Có Nhiều Nhân Viên Bán Hàng

Quản Lý Nguyên Vật Liệu Và Tồn Kho

Một khoản chi phí vận hành rất lớn của quán cafe là nguyên vật liệu như cà phê, sữa, đường, trà, trái cây, ly, nắp, ống hút… Nếu không quản lý quán tốt phần nguyên vật liệu thì rất dễ xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc hết hàng mà không biết. Điều này sẽ làm tăng chi phí vận hành và giảm lợi nhuận của quán dù doanh thu quán cafe vẫn ổn định, thậm chí nhiều quán bán rất nhiều nhưng vẫn không có lãi vì hao hụt nguyên vật liệu quá lớn.

Chủ quán nên theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu hằng ngày để biết đã nhập bao nhiêu, đã sử dụng bao nhiêu và còn tồn kho bao nhiêu. Khi theo dõi thường xuyên, chủ quán sẽ biết được nguyên vật liệu nào sử dụng nhiều, nguyên vật liệu nào sử dụng ít để có kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến hư hỏng hoặc thiếu nguyên vật liệu khi quán đông khách. Việc theo dõi tồn kho thường xuyên sẽ giúp quản lý quán chủ động hơn trong việc nhập hàng và kiểm soát chi phí vận hành.

Ngoài ra, khi quản lý tồn kho tốt, chủ quán cũng sẽ kiểm soát được định lượng pha chế cho từng món. Ví dụ mỗi ly cà phê sử dụng bao nhiêu gam cà phê, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu gam đường… nếu pha chế không đúng định lượng thì nguyên vật liệu sẽ hao hụt rất nhanh và làm tăng chi phí vận hành. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu và tồn kho là một phần rất quan trọng giúp chủ quán quản lý quán, kiểm soát chi phí, kiểm soát lợi nhuận và đảm bảo quán hoạt động ổn định lâu dài.

Kiểm Soát Thất Thoát Trong Quán Cafe

Ngoài việc theo dõi doanh thu quán cafe và chi phí vận hành, chủ quán cần đặc biệt chú ý đến việc kiểm soát thất thoát trong quá trình hoạt động hằng ngày. Thất thoát có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như nhân viên thu tiền nhưng không nhập đủ đơn hàng vào hệ thống, khách thanh toán nhưng không in bill, thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình pha chế, pha chế sai định lượng, mất hàng hóa trong kho hoặc ghi chép thiếu các khoản chi nhỏ như mua vật dụng, sửa chữa, chi phí phát sinh. Những khoản thất thoát này thường nhỏ và khó nhận ra ngay, nhưng nếu xảy ra mỗi ngày thì đến cuối tháng có thể làm giảm lợi nhuận của quán một cách đáng kể.

Để hạn chế thất thoát, chủ quán nên kiểm tra doanh thu quán cafe theo từng ca làm việc và đối chiếu tiền mặt thực tế với doanh thu trên hệ thống vào cuối ngày. Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra lại đơn hàng, kiểm tra bill đã in và số tiền thực nhận để tìm nguyên nhân. Ngoài ra, chủ quán cũng nên kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu thường xuyên như cà phê, sữa, đường, ly, nắp ly, ống hút và các loại topping. Việc so sánh tồn kho thực tế với số liệu trên sổ hoặc trên phần mềm sẽ giúp phát hiện sớm tình trạng thất thoát nguyên vật liệu hoặc sử dụng nguyên vật liệu không đúng định lượng.

Khi kiểm soát được thất thoát trong quán cafe, chủ quán sẽ biết chính xác doanh thu thực tế, kiểm soát tốt chi phí và biết được lợi nhuận thật của quán. Việc kiểm soát thất thoát không chỉ giúp quán tránh mất tiền mà còn giúp hoạt động kinh doanh đi vào ổn định, hạn chế rủi ro và dễ dàng mở rộng trong tương lai. Đây là một trong những công việc quan trọng mà hầu hết các quán cafe hoạt động lâu dài và có lợi nhuận ổn định đều rất chú trọng.

Xem thêm => Cách Xử Lý Khi Doanh Thu Và Tiền Mặt Không Khớp 

Sử Dụng Phần Mềm Để Quản Lý Quán Cafe

Hiện nay, nhiều quán lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe để theo dõi toàn bộ hoạt động bán hàng thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót. Khi sử dụng phần mềm, mỗi đơn hàng bán ra đều được lưu lại, từ số lượng sản phẩm, giá bán, nhân viên bán hàng đến thời gian bán hàng. Nhờ đó, chủ quán có thể xem báo cáo theo ngày, theo tuần, theo tháng để biết thời điểm nào bán tốt, thời điểm nào bán chậm. Ngoài ra, phần mềm còn giúp chủ quán theo dõi doanh thu theo từng ca làm việc, từ đó dễ dàng kiểm soát tiền mặt, hạn chế tình trạng sai lệch tiền giữa các ca làm việc.

Một trong những lợi ích quan trọng khi sử dụng phần mềm là giúp theo dõi doanh thu quán cafe một cách chi tiết và rõ ràng. Chủ quán có thể biết chính xác mỗi ngày bán được bao nhiêu tiền, mỗi sản phẩm bán được bao nhiêu ly, sản phẩm nào bán chạy nhất và sản phẩm nào bán chậm. Khi nắm được các số liệu này, chủ quán có thể điều chỉnh menu, tăng cường bán những sản phẩm bán chạy, hoặc tạo chương trình khuyến mãi cho những sản phẩm bán chậm để tăng doanh thu. Việc nắm rõ doanh thu cũng giúp chủ quán dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh giữa các tháng để có kế hoạch phát triển phù hợp.

Bên cạnh doanh thu, phần mềm còn giúp quản lý chi phí vận hành và tồn kho nguyên vật liệu như cà phê, sữa, đường, ly, ống hút, topping và nhiều nguyên vật liệu khác. Khi nhập hàng vào kho, phần mềm sẽ ghi nhận số lượng; khi bán hàng, phần mềm sẽ tự động trừ kho theo định lượng đã cài đặt sẵn. Nhờ đó, chủ quán sẽ biết chính xác lượng nguyên vật liệu còn lại, tránh thất thoát và tránh tình trạng hết hàng khi đang bán. Khi phần mềm tổng hợp đầy đủ doanh thu và chi phí, chủ quán sẽ biết được lợi nhuận thực tế của quán, từ đó quản lý tài chính tốt hơn và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Giải Pháp Quản Lý Doanh Thu Và Chi Phí Cho Quán Cafe

Có thể thấy rằng, để kinh doanh hiệu quả thì chủ quán cần hiểu rõ Quán Cafe Cần Quản Lý Chi Phí Và Doanh Thu Như Thế Nào? Việc theo dõi doanh thu quán cafe, kiểm soát chi phí vận hành, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi lợi nhuận và kiểm soát thất thoát sẽ giúp quán hoạt động ổn định và có lợi nhuận. Khi chủ quán nắm rõ tình hình tài chính của quán, chủ quán sẽ biết khi nào cần tăng doanh thu, khi nào cần giảm chi phí và khi nào cần thay đổi cách quản lý quán để hoạt động hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, để quản lý tài chính rõ ràng và lâu dài, nhiều chủ quán hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với Dịch vụ kế toán tại Hà Nội để được hỗ trợ theo dõi chi phí vận hành, theo dõi doanh thu quán cafe, lập báo cáo thu chi, báo cáo lợi nhuận và tư vấn quản lý quán hiệu quả hơn. Khi có số liệu rõ ràng và có người hỗ trợ về tài chính, chủ quán sẽ kiểm soát tiền tốt hơn, hạn chế thất thoát và giúp quán cafe hoạt động ổn định, lâu dài.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.