Hóa Đơn Giấy Còn Được Sử Dụng Sau 1/7/2025 Không?

Từ ngày 1/7/2025, các quy định mới về hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC sẽ thay đổi cách doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn, với trọng tâm là chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Câu hỏi hóa đơn giấy còn được sử dụng sau 1/7/2025 không đang được nhiều kế toán viên và doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt khi hóa đơn điện tử có bắt buộc thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy không. Theo quy định, hóa đơn giấy chỉ được sử dụng trong một số trường hợp đặc thù, như doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản hoặc ở địa bàn khó khăn, với thời hạn tối đa 12 tháng từ ngày thành lập hoặc 1/7/2025. Vi phạm có thể dẫn đến phạt từ 2–20 triệu đồng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp có được phép dùng hóa đơn giấy sau 1/7/2025 không? Chỉ những doanh nghiệp, hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện đặc biệt (theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) được phép, nhưng phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm. Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội bị phạt 8 triệu đồng do tiếp tục dùng hóa đơn giấy sau 1/7/2025 mà không thuộc diện miễn trừ. Kế toán viên cần lưu ý gì về hóa đơn giấy từ 1/7/2025? Việc nắm rõ các trường hợp được phép, thời hạn sử dụng, và cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định.

Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện về quy định mới về hóa đơn giấy năm 2025, từ trường hợp nào được dùng hóa đơn giấy sau 1/7/2025, doanh nghiệp nào vẫn được sử dụng hóa đơn giấy, đến hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy. Với các ví dụ thực tế và mẹo thực hành, kế toán viên và doanh nghiệp sẽ hiểu rõ kế toán cần làm gì khi hóa đơn giấy không còn giá trị và hóa đơn giấy còn hiệu lực đến khi nào theo quy định mới, giúp tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả.

Trường Hợp Nào Được Dùng Hóa Đơn Giấy Sau 1/7/2025

Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp nào được dùng hóa đơn giấy sau 1/7/2025? Hóa Đơn Giấy chỉ được sử dụng trong các trường hợp đặc thù sau, với thời hạn tối đa 12 tháng kể từ 1/7/2025 hoặc từ ngày thành lập đối với doanh nghiệp mới:

• Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản: Các doanh nghiệp dưới sự giám sát của Tòa án nhưng vẫn kinh doanh được phép xin cấp hóa đơn giấy (hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng) theo từng lần phát sinh.

• Doanh nghiệp ở địa bàn khó khăn: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại vùng sâu, vùng xa, hải đảo, hoặc thiếu hạ tầng công nghệ (internet, thiết bị) được sử dụng hóa đơn giấy trong 12 tháng, theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Doanh nghiệp trong thời gian giải trình, bổ sung tài liệu thuế: Được cấp hóa đơn giấy lẻ nếu cần xuất hóa đơn trong giai đoạn này.

Ví dụ, một hộ kinh doanh tại Cà Mau với doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, thiếu hạ tầng internet, được phép dùng hóa đơn giấy đến 30/6/2026, nhưng phải đăng ký hóa đơn điện tử trước khi hết thời hạn. Doanh nghiệp nào vẫn được sử dụng hóa đơn giấy? Chỉ những doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện trên, và họ phải nộp hồ sơ xin cấp hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế. Hóa đơn giấy còn hiệu lực đến khi nào theo quy định mới? Sau 30/6/2026, hóa đơn giấy không còn được sử dụng, trừ trường hợp cơ quan thuế có quyết định gia hạn riêng.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp phải nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để xin cấp hóa đơn giấy lẻ.

• Kiểm tra hạ tầng công nghệ và doanh thu để xác định diện được phép dùng hóa đơn giấy.

• Liên hệ Chi cục Thuế để xác minh nếu thuộc trường hợp đặc thù.

>> Xem thêm tại Doanh Nghiệp Mới Thành Lập Sau 1/7/2025 Cần Lưu Ý Gì Về Thuế Và Hóa Đơn?

Hóa Đơn Điện Tử Có Bắt Buộc Thay Thế Hoàn Toàn Hóa Đơn Giấy Không

Hóa đơn điện tử có bắt buộc thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy không? Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 1/6/2025), thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ 1/7/2025, hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đặc biệt những đơn vị có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc nộp thuế theo phương pháp kê khai. Hóa Đơn Giấy chỉ là giải pháp tạm thời cho các trường hợp đặc thù nêu trên, với mục tiêu chuyển đổi số hoàn toàn theo lộ trình của Tổng cục Thuế.

Ví dụ, một công ty vận tải tại Đà Nẵng với doanh thu 2 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 1/7/2025. Nếu tiếp tục dùng hóa đơn giấy, họ có thể bị phạt 10–20 triệu đồng theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Một cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội bị gián đoạn kinh doanh do chậm chuyển đổi, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ sớm.

Các yêu cầu chính của hóa đơn điện tử:

• Ghi số định danh cá nhân thay mã số thuế, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

• Kết nối trực tiếp với Cổng Thuế điện tử để chuyển dữ liệu hóa đơn.

• Lập hóa đơn đúng thời điểm, ví dụ, ngay khi kết thúc chuyến đi (vận tải hành khách) hoặc trong ngày (casino).

Kế Toán Viên Cần Lưu Ý Gì Về Hóa Đơn Giấy Từ 1/7/2025

Kế toán viên cần lưu ý gì về hóa đơn giấy từ 1/7/2025? Với quy định mới về hóa đơn giấy năm 2025, kế toán viên cần chuẩn bị để chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, đồng thời nắm rõ các trường hợp được phép dùng hóa đơn giấy để tránh sai sót:

• Xác định diện được phép dùng hóa đơn giấy: Kiểm tra xem doanh nghiệp có thuộc trường hợp đặc thù (phá sản, vùng khó khăn, giải trình thuế) hay không. Một kế toán viên tại Hải Phòng bị yêu cầu giải trình do sử dụng hóa đơn giấy sai quy định.

• Chuẩn bị hạ tầng công nghệ: Trang bị máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép, đảm bảo kết nối với Cổng Thuế điện tử (https://hoadondientu.gdt.gov.vn).

• Lưu trữ hóa đơn giấy hiện có: Hóa đơn giấy đã phát hành trước 1/7/2025 vẫn có giá trị pháp lý cho đến khi hết thời hạn lưu trữ (10 năm), theo Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn đội ngũ kế toán cách lập, gửi, và điều chỉnh hóa đơn điện tử, đặc biệt với các ngành có yêu cầu thời điểm nghiêm ngặt (vận tải, casino).

Kế toán cần làm gì khi hóa đơn giấy không còn giá trị? Từ 1/7/2025, kế toán viên cần:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước 30/6/2025 qua Cổng Thuế điện tử.

• Rà soát dữ liệu hóa đơn giấy cũ để chuyển đổi sang định dạng điện tử nếu cần đối chiếu.

• Liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tuân thủ quy định.

>> Xem thêm tại Hóa Đơn Ghi Theo Tỉnh Cũ Sau 1/7/2025 Có Còn Hợp Lệ Không?

Hướng Dẫn Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Thay Hóa Đơn Giấy

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy được quy định tại Điều 11 và 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau để chuyển đổi hiệu quả:

• Đăng ký hóa đơn điện tử: Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Cổng Thuế điện tử, kèm giấy đăng ký kinh doanh và thông tin số định danh cá nhân. Ví dụ, một doanh nghiệp tại TP.HCM đăng ký muộn bị phạt 5 triệu đồng do không chuyển dữ liệu hóa đơn đúng hạn.

• Lập hóa đơn đúng quy định: Ghi đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hàng hóa/dịch vụ, mã cơ quan thuế), đảm bảo kết nối với Cổng Thuế điện tử.

• Xử lý sai sót: Từ 1/6/2025, bỏ quy định hủy hóa đơn sai. Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, kèm văn bản thỏa thuận với người mua (nếu là doanh nghiệp), theo khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Chuyển dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan thuế đồng thời khi lập, qua máy tính tiền hoặc phần mềm được cấp phép.

Ví dụ, một quán ăn tại Đà Nẵng lập hóa đơn sai số định danh cá nhân cần lập hóa đơn điều chỉnh và gửi cơ quan thuế trong 3 ngày để tránh phạt 4–8 triệu đồng. Hóa đơn giấy còn hiệu lực đến khi nào theo quy định mới? Sau 30/6/2026, hóa đơn giấy không còn giá trị, trừ trường hợp gia hạn đặc biệt.

Cách Chuẩn Bị Để Tuân Thủ Quy Định Và Tránh Phạt

Để tuân thủ quy định mới về hóa đơn giấy năm 2025 và tránh phạt, doanh nghiệp và kế toán viên cần:

• Rà soát diện sử dụng hóa đơn giấy: Xác minh xem doanh nghiệp có thuộc trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn giấy hay không. Một công ty tại Bình Dương tránh phạt nhờ kiểm tra sớm với Chi cục Thuế.

• Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Trang bị máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo kết nối với Cổng Thuế điện tử. Một cửa hàng tại Cần Thơ bị gián đoạn do chậm chuyển đổi.

• Cập nhật số định danh cá nhân: Đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước 30/6/2025.

• Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm để đối chiếu khi kiểm tra thuế.

• Theo dõi thông báo: Sử dụng eTax Mobile hoặc Cổng Thuế điện tử để cập nhật quy định mới và xử lý sai sót kịp thời.

Doanh nghiệp có được phép dùng hóa đơn giấy sau 1/7/2025 không? Chỉ trong các trường hợp đặc thù, và việc chuẩn bị chuyển đổi sớm là cần thiết để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục.

Dịch Vụ Kế Toán Tại Hà Nội – Trường Thành

Bạn đang bối rối với hóa đơn giấy còn được sử dụng sau 1/7/2025 không? Trường Thành – dịch vụ kế toán uy tín tại Hà Nội – hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Chúng tôi giúp đăng ký, lập, và xử lý sai sót hóa đơn, tránh phạt từ 2–20 triệu đồng. Liên hệ qua hotline hoặc website Trường Thành để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp hiệu quả!

• Hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử qua Cổng Thuế điện tử.

• Hướng dẫn lập, gửi, và điều chỉnh hóa đơn đúng quy định.

• Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được chuyển đúng hạn đến cơ quan thuế.

• Giảm rủi ro pháp lý, giúp doanh nghiệp tập trung kinh doanh.

Với hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy, Trường Thành giúp bạn tuân thủ quy định mới về hóa đơn giấy năm 2025. Liên hệ ngay để chuẩn bị trước 30/6/2025, đảm bảo kinh doanh trơn tru!

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.