Cách Quản Lý Doanh Thu Bán Hàng Mỗi Ngày Cho Shop Nhỏ

Đối với các shop nhỏ, việc ghi chép và theo dõi tiền bán hàng mỗi ngày là việc rất quan trọng nhưng nhiều người vẫn làm theo cảm tính, không ghi chép đầy đủ nên rất dễ bị thất thoát tiền. Nhiều chủ shop bán hàng mỗi ngày đều có tiền vào nhưng lại không ghi lại cụ thể đã bán bao nhiêu đơn, thu bao nhiêu tiền, khách thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản. Khi không có số liệu rõ ràng, chủ shop sẽ không biết chính xác mỗi ngày mình bán được bao nhiêu tiền và rất khó kiểm soát nếu xảy ra sai sót hoặc thất thoát trong quá trình bán hàng.

Thực tế, nhiều chủ shop đến cuối tháng mới bắt đầu tổng hợp lại doanh thu thì thường số liệu đã bị thiếu hoặc sai lệch do quên đơn hàng, quên ghi chép chi phí hoặc không đối chiếu tiền thực tế. Vì vậy, Cách quản lý doanh thu bán hàng mỗi ngày là việc mà bất kỳ chủ shop nhỏ nào cũng nên thực hiện càng sớm càng tốt. Khi theo dõi doanh thu hằng ngày, lập báo cáo bán hàng và có thể kết hợp sử dụng phần mềm bán hàng, chủ shop sẽ kiểm soát được tiền bạc, biết được tình hình kinh doanh và hạn chế thất thoát trong quá trình bán hàng.

Xem thêm => Cách Quản Lý Doanh Thu Bán Hàng Hiệu Quả 

Ghi Chép Doanh Thu Mỗi Ngày

Muốn quản lý doanh thu hàng ngày tốt, việc đầu tiên là phải ghi chép lại toàn bộ tiền bán hàng trong ngày. Chủ shop cần ghi lại số đơn hàng đã bán, số tiền thu được, đơn hàng thanh toán tiền mặt, đơn hàng chuyển khoản và các đơn hàng chưa thanh toán (nếu có). Việc ghi chép nên thực hiện ngay sau khi bán hàng để tránh quên đơn hoặc sót đơn, vì nếu để đến cuối ngày mới ghi thì rất dễ bị thiếu đơn, sai số tiền hoặc không nhớ chính xác đã bán những gì. Khi ghi chép đầy đủ, bạn sẽ biết chính xác mỗi ngày shop thu được bao nhiêu tiền.

Ngoài việc ghi chép doanh thu, bạn cũng nên ghi chú lại những thông tin như sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào bán chậm, khung giờ nào đông khách, ngày nào bán tốt. Khi ghi chép trong nhiều ngày, bạn sẽ bắt đầu thấy được quy luật bán hàng của shop, ví dụ cuối tuần bán nhiều hơn ngày thường, buổi tối bán nhiều hơn buổi sáng hoặc có những sản phẩm luôn bán chạy. Những thông tin này rất quan trọng vì sẽ giúp bạn nhập hàng hợp lý, tránh tồn kho nhiều và giúp việc bán hàng hiệu quả hơn. Khi kết hợp ghi chép với báo cáo bán hàng, bạn sẽ theo dõi được doanh thu theo từng ngày một cách rõ ràng.

Sau khi ghi chép xong, cuối mỗi ngày bạn nên tổng hợp lại tổng doanh thu, tiền mặt, tiền chuyển khoản và đối chiếu với tiền thực tế để xem có chênh lệch hay không. Hiện nay, nhiều shop sử dụng phần mềm bán hàng để ghi chép doanh thu vì phần mềm sẽ tự động lưu đơn hàng, cộng doanh thu và xuất báo cáo cuối ngày. Khi ghi chép đầy đủ mỗi ngày và có số liệu rõ ràng, việc quản lý doanh thu sẽ trở nên dễ dàng, chính xác, hạn chế thất thoát tiền và giúp shop kiểm soát tài chính tốt hơn.

Lập Báo Cáo Bán Hàng Cuối Ngày

Sau khi ghi chép doanh thu, bạn nên lập báo cáo bán hàng vào cuối mỗi ngày. Báo cáo không cần quá phức tạp, chỉ cần có tổng doanh thu trong ngày, số đơn hàng đã bán, số tiền thu bằng tiền mặt, số tiền chuyển khoản, sản phẩm bán chạy và các khoản chi phí phát sinh trong ngày là được. Khi có báo cáo mỗi ngày, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của shop và biết được việc quản lý doanh thu hàng ngày có đang hiệu quả hay không.

Khi so sánh báo cáo bán hàng giữa các ngày, bạn sẽ biết ngày nào bán tốt, ngày nào bán chậm, thời điểm nào trong ngày bán nhiều và sản phẩm nào bán chạy để tập trung bán nhiều hơn. Ví dụ, nếu bạn thấy một sản phẩm bán rất chạy, bạn có thể nhập thêm hàng, tăng số lượng quảng cáo hoặc đăng bài bán nhiều hơn. Ngược lại, nếu có sản phẩm bán chậm, bạn có thể giảm giá, tạo chương trình khuyến mãi hoặc bán combo để đẩy hàng tồn kho và thu hồi vốn nhanh hơn.

Hiện nay, nhiều shop sử dụng phần mềm bán hàng để lập báo cáo cuối ngày vì phần mềm có thể tự động tổng hợp doanh thu, số đơn hàng, sản phẩm bán chạy và chi phí trong ngày. Nhờ đó, chủ shop không cần ngồi cộng sổ thủ công mà vẫn có báo cáo rõ ràng mỗi ngày, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và giúp việc quản lý doanh thu trở nên dễ dàng, chính xác và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm => Làm Sao Để Kiểm Soát Công Nợ Khách Hàng Hiệu Quả Hơn?

Sử Dụng Phần Mềm Bán Hàng

Đối với shop nhỏ, việc ghi chép bằng sổ vẫn có thể thực hiện được, nhưng nếu đơn hàng nhiều thì rất dễ sai sót và mất nhiều thời gian tổng hợp. Vì vậy, nhiều shop hiện nay sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý đơn hàng và doanh thu mỗi ngày. Khi sử dụng phần mềm, mỗi đơn hàng đều được lưu lại đầy đủ thông tin như sản phẩm, số lượng, giá bán, thời gian bán và hình thức thanh toán. Hệ thống sẽ tự động cộng doanh thu và giúp chủ shop theo dõi quản lý doanh thu hàng ngày một cách chính xác hơn, hạn chế sai sót so với việc ghi chép thủ công.

Ngoài việc lưu đơn hàng, phần mềm bán hàng còn giúp lập báo cáo bán hàng nhanh chóng theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo từng sản phẩm. Nhờ đó, chủ shop có thể biết được sản phẩm nào bán chạy, ngày nào bán tốt, doanh thu đang tăng hay giảm để điều chỉnh kế hoạch bán hàng. Khi có báo cáo rõ ràng, người kinh doanh sẽ dễ dàng đưa ra quyết định như nhập thêm hàng, chạy quảng cáo hoặc điều chỉnh giá bán để tăng doanh thu.

Ngoài ra, phần mềm còn giúp theo dõi tồn kho hàng hóa, theo dõi công nợ khách hàng và lưu lại lịch sử bán hàng. Khi cần kiểm tra lại đơn hàng hoặc doanh thu của một ngày bất kỳ, bạn chỉ cần mở phần mềm là có thể xem lại ngay. Nhờ đó, chủ shop không cần mất nhiều thời gian cộng sổ mà vẫn biết chính xác tình hình kinh doanh, kiểm soát tốt doanh thu, chi phí và giúp việc quản lý cửa hàng trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Đối Chiếu Tiền Mặt Mỗi Ngày

Một việc rất quan trọng khi quản lý doanh thu hàng ngày là phải đối chiếu tiền mặt thực tế với số tiền đã ghi chép trong ngày. Cuối mỗi ngày, bạn nên kiểm tra tổng tiền mặt thu được, tiền khách chuyển khoản, tiền thanh toán qua ví điện tử và so sánh với số liệu trong sổ hoặc trong báo cáo bán hàng để đảm bảo không bị chênh lệch. Việc đối chiếu nên thực hiện mỗi ngày vì nếu để nhiều ngày mới kiểm tra thì rất khó nhớ và khó tìm ra nguyên nhân sai lệch.

Nếu có chênh lệch giữa tiền thực tế và sổ sách, bạn cần kiểm tra lại từng đơn hàng trong ngày, kiểm tra các đơn đã hủy, đơn hoàn trả, đơn chưa thanh toán hoặc nhân viên nhập sai giá sản phẩm. Đây là bước rất quan trọng vì nhiều khi thất thoát không phải do mất tiền mà do nhập sai đơn hàng hoặc quên nhập đơn. Khi kiểm tra từng đơn hàng, bạn sẽ biết nguyên nhân chênh lệch nằm ở đâu để xử lý kịp thời và tránh tình trạng thất thoát kéo dài trong nhiều ngày.

Hiện nay, nhiều cửa hàng sử dụng phần mềm bán hàng để theo dõi doanh thu theo từng ca làm việc và từng hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hoặc quét mã QR. Nhờ đó, khi đối chiếu tiền mặt, chủ shop có thể so sánh nhanh giữa tiền thực tế và số liệu trên phần mềm. Khi đối chiếu tiền mỗi ngày, bạn sẽ hạn chế được thất thoát tiền, phát hiện sai sót sớm và giúp việc quản lý doanh thu trở nên chính xác, minh bạch và dễ kiểm soát hơn.

Theo Dõi Chi Phí Mỗi Ngày

Ngoài doanh thu, bạn cũng cần theo dõi các khoản chi phí mỗi ngày như tiền nhập hàng, tiền ship, tiền quảng cáo, tiền điện nước, tiền đóng gói, tiền khuyến mãi hoặc các chi phí phát sinh khác. Nhiều chủ shop chỉ ghi chép doanh thu mà không ghi chép chi phí nên đến cuối tháng không biết tiền đã chi vào những khoản nào. Khi theo dõi chi phí cùng với doanh thu, bạn sẽ biết lợi nhuận thực tế mỗi ngày là bao nhiêu và việc quản lý doanh thu hàng ngày mới thực sự chính xác và đầy đủ.

Bạn nên ghi chép chi phí theo từng ngày, ví dụ hôm nay nhập hàng bao nhiêu tiền, chi phí quảng cáo bao nhiêu tiền, tiền ship bao nhiêu và các chi phí khác. Cuối ngày tổng hợp lại tổng chi phí là bao nhiêu và so sánh với doanh thu trong ngày. Khi so sánh doanh thu và chi phí với báo cáo bán hàng, bạn sẽ biết ngày hôm đó lời hay lỗ, lời bao nhiêu và chi phí đang chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Hiện nay, nhiều shop sử dụng phần mềm bán hàng để theo dõi cả chi phí và doanh thu vì phần mềm có thể lưu lại các khoản chi, tự động tổng hợp và tính lợi nhuận theo ngày. Khi có số liệu rõ ràng mỗi ngày, chủ shop sẽ dễ dàng kiểm soát dòng tiền, hạn chế thất thoát, biết hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không và từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp để shop phát triển ổn định và lâu dài hơn.

Xem thêm => Doanh Thu Trên Máy Tính Tiền Ảnh Hưởng Thế Nào Đến Thuế?

Quản Lý Doanh Thu Theo Từng Kênh Bán Hàng

Nếu shop của bạn bán hàng ở nhiều kênh như bán trực tiếp tại cửa hàng, bán trên Facebook, Zalo hoặc các sàn thương mại điện tử thì bạn nên tách riêng doanh thu theo từng kênh. Khi tách riêng doanh thu, bạn sẽ biết kênh nào bán tốt, kênh nào bán chậm, kênh nào có nhiều đơn hàng nhưng lợi nhuận thấp và kênh nào mang lại lợi nhuận cao. Đây là một cách rất quan trọng để quản lý doanh thu hàng ngày vì nhiều shop hiện nay bán hàng ở nhiều nơi nhưng lại gộp chung doanh thu nên không biết chính xác tiền đến từ đâu.

Bạn nên ghi chép hoặc lập báo cáo bán hàng riêng cho từng kênh bán hàng, ví dụ doanh thu bán tại cửa hàng, doanh thu bán online, doanh thu từ sàn thương mại điện tử. Khi theo dõi trong một thời gian, bạn sẽ biết kênh nào bán ổn định, kênh nào cần chạy quảng cáo, kênh nào nên tập trung phát triển. Khi biết rõ doanh thu từng kênh, bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định nên tập trung bán hàng ở đâu để tăng doanh thu và giảm chi phí.

Hiện nay, nhiều phần mềm bán hàng có thể quản lý doanh thu theo từng kênh bán hàng và tổng hợp tất cả doanh thu về một hệ thống. Nhờ đó, chủ shop có thể theo dõi tổng doanh thu mỗi ngày nhưng vẫn biết doanh thu đến từ kênh nào, sản phẩm nào bán chạy ở từng kênh và kênh nào đang mang lại hiệu quả tốt nhất. Khi quản lý doanh thu theo từng kênh, bạn sẽ kiểm soát dòng tiền tốt hơn, tránh phụ thuộc vào một kênh bán hàng và giúp shop phát triển ổn định, lâu dài hơn.

Giải Pháp Giúp Shop Nhỏ Quản Lý Doanh Thu Hiệu Quả

Để quản lý doanh thu hàng ngày hiệu quả, chủ shop nên kết hợp nhiều công việc với nhau như ghi chép doanh thu mỗi ngày, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu tiền mặt, theo dõi chi phí và quản lý tồn kho. Khi tất cả số liệu được ghi chép đầy đủ và kiểm tra thường xuyên, bạn sẽ biết chính xác mỗi ngày shop bán được bao nhiêu tiền, chi bao nhiêu tiền và lợi nhuận thực tế là bao nhiêu. Khi nắm rõ dòng tiền mỗi ngày, việc quản lý kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng và hạn chế thất thoát.

Ngoài ra, nhiều shop hiện nay sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý doanh thu, chi phí và tồn kho vì phần mềm có thể tự động tổng hợp số liệu và lập báo cáo. Nếu shop chưa có kinh nghiệm quản lý sổ sách hoặc cần người hỗ trợ theo dõi tài chính, bạn có thể tham khảo dịch vụ của Công ty kế toán tại Hà Nội để được hỗ trợ lập báo cáo, theo dõi doanh thu, chi phí và tư vấn tài chính, giúp shop quản lý tiền bạc rõ ràng hơn và phát triển ổn định trong thời gian dài.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.