Cách Quản Lý Tồn Kho Chính Xác Cho Cửa Hàng Nhỏ

Quản lý tồn kho là một trong những công việc quan trọng nhất khi kinh doanh cửa hàng nhỏ. Nếu tồn kho không được theo dõi tốt thì rất dễ xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán khi khách cần, tồn kho quá nhiều dẫn đến đọng vốn, hoặc thất thoát hàng hóa mà không biết nguyên nhân. Nhiều cửa hàng nhỏ thường chỉ ước lượng số lượng hàng còn lại mà không có sổ theo dõi cụ thể, đến khi kiểm tra lại thì số lượng thực tế và sổ sách không khớp nhau, gây khó khăn trong việc tính toán doanh thu và lợi nhuận. Điều này cũng khiến chủ cửa hàng không biết chính xác mình đang lời hay lỗ.

Ngoài ra, nếu không theo dõi tồn kho thường xuyên, cửa hàng sẽ không biết mặt hàng nào bán chạy để nhập thêm, mặt hàng nào bán chậm để giảm nhập. Điều này dễ dẫn đến tình trạng hàng bán chạy thì hết hàng, còn hàng bán chậm thì tồn kho nhiều và vốn bị nằm lại trong kho. Vì vậy, Cách quản lý tồn kho khoa học không chỉ giúp cửa hàng biết chính xác số lượng hàng còn lại mà còn giúp kiểm soát chi phí nhập hàng, hạn chế thất thoát, sử dụng vốn hiệu quả và giúp việc kinh doanh ổn định, lâu dài hơn.

Xem thêm => Kế Toán Hàng Tồn Kho Là Gì? Bao Gồm Những Việc Gì

Ghi Chép Nhập Xuất Hàng Hóa Mỗi Ngày

Trong quá trình bán hàng, việc ghi chép nhập xuất hàng hóa mỗi ngày là bước rất quan trọng vì đây là cơ sở để biết số lượng tồn kho còn lại bao nhiêu. Khi nhập hàng, cửa hàng cần ghi rõ tên hàng, số lượng, giá nhập, ngày nhập và nhà cung cấp nếu có. Khi bán hàng, mỗi đơn hàng bán ra đều phải trừ kho ngay để số lượng tồn luôn sát với thực tế, tránh tình trạng số liệu tồn kho trên sổ khác với số lượng thực tế trong kho.

Nhiều cửa hàng nhỏ thường có thói quen để cuối ngày hoặc vài ngày mới ghi chép một lần. Điều này rất dễ dẫn đến việc quên đơn hàng, ghi thiếu số lượng hoặc ghi nhầm số liệu. Khi sai lệch xảy ra nhiều lần, số lượng tồn kho sẽ bị lệch rất nhiều và lúc này kiểm kê hàng hóa sẽ mất rất nhiều thời gian vì không biết sai từ thời điểm nào. Vì vậy, nguyên tắc quan trọng là phát sinh nhập hoặc bán là phải ghi ngay, không nên để dồn lại.

Ngoài ra, khi ghi chép nhập xuất hàng hóa, cửa hàng nên ghi theo từng mã hàng hoặc từng tên hàng riêng biệt, không ghi chung nhiều mặt hàng vào một dòng. Nếu cửa hàng có nhiều mặt hàng thì nên sử dụng Excel hoặc phần mềm kho để theo dõi. Khi sử dụng phần mềm kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn sau mỗi lần nhập và bán, đồng thời có thể xem lại lịch sử nhập xuất và hỗ trợ kiểm kê hàng hóa nhanh hơn. Đây là cách giúp cửa hàng theo dõi hàng hóa rõ ràng, hạn chế sai sót và quản lý ổn định lâu dài.

Kiểm Kê Hàng Hóa Định Kỳ

Kiểm kê hàng hóa là bước rất quan trọng để đảm bảo số liệu tồn kho đúng với thực tế. Dù cửa hàng đã ghi chép nhập xuất hàng mỗi ngày nhưng vẫn có thể xảy ra sai lệch do bán thiếu, nhập thiếu, mất hàng, hư hỏng hoặc ghi nhầm số lượng. Nếu không kiểm kê hàng hóa thường xuyên thì cửa hàng sẽ không biết tồn kho đang bị lệch từ lúc nào và rất khó tìm ra nguyên nhân. Sai lệch tồn kho nếu để lâu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhập hàng, tính lợi nhuận và kiểm soát thất thoát.

Cửa hàng nên kiểm kê hàng hóa theo tuần hoặc theo tháng tùy theo số lượng hàng và tần suất bán hàng. Khi kiểm kê cần đếm số lượng thực tế từng mặt hàng trong kho, sau đó đối chiếu với sổ theo dõi hoặc phần mềm kho để kiểm tra chênh lệch. Nếu có chênh lệch thì cần kiểm tra lại lịch sử nhập xuất, hóa đơn bán hàng và phiếu nhập kho để tìm nguyên nhân. Sau khi xác định được nguyên nhân thì phải điều chỉnh lại số liệu tồn kho cho đúng để đảm bảo số liệu quản lý luôn chính xác.

Ngoài việc đếm số lượng, khi kiểm kê hàng hóa cửa hàng cũng nên kiểm tra tình trạng hàng như hàng hư hỏng, hàng lỗi, hàng hết hạn, hàng bị móp méo hoặc hàng tồn lâu chưa bán được. Những mặt hàng này cần được ghi chú riêng để có hướng xử lý như giảm giá bán, xả hàng tồn kho hoặc ngừng nhập thêm. Khi cửa hàng thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ và kết hợp với phần mềm kho, việc theo dõi tồn kho sẽ chính xác hơn, hạn chế thất thoát và giúp cửa hàng quản lý hàng hóa ổn định lâu dài.

Phân Loại Và Sắp Xếp Hàng Hóa Khoa Học

Một trong những cách giúp cửa hàng quản lý hàng hóa hiệu quả là phân loại hàng hóa rõ ràng theo từng nhóm cụ thể. Hàng hóa nên được chia thành các nhóm như hàng bán chạy, hàng bán chậm, hàng tồn lâu và hàng mới nhập để dễ theo dõi. Khi phân loại rõ ràng, chủ cửa hàng sẽ biết được mặt hàng nào đang bán tốt để nhập thêm và mặt hàng nào đang tồn nhiều để có kế hoạch xử lý sớm, tránh để tồn kho quá lâu gây đọng vốn.

Khi hàng hóa được sắp xếp khoa học, việc kiểm kê hàng hóa sẽ nhanh hơn và hạn chế nhầm lẫn khi lấy hàng hoặc khi kiểm tra số lượng. Ví dụ, mỗi kệ hàng nên để một nhóm hàng riêng, có dán tên hàng, mã hàng hoặc giá bán để dễ nhận biết. Những mặt hàng bán chạy nên để ở vị trí dễ lấy, những mặt hàng tồn lâu nên để riêng để dễ theo dõi và xử lý. Nếu hàng hóa để lộn xộn, khi bán hàng rất dễ lấy nhầm hàng, quên không trừ kho hoặc ghi sai số lượng, lâu ngày sẽ dẫn đến sai lệch tồn kho.

Ngoài ra, việc phân loại hàng hóa còn giúp cửa hàng quyết định nhập hàng hợp lý hơn. Những mặt hàng bán chạy có thể nhập nhiều hơn để tránh hết hàng, những mặt hàng bán chậm thì nên nhập ít lại hoặc có chương trình giảm giá để xả hàng tồn. Khi cửa hàng kết hợp phân loại hàng hóa, sử dụng phần mềm kho và kiểm kê hàng hóa định kỳ, việc quản lý hàng hóa sẽ dễ dàng hơn, hạn chế tồn kho quá nhiều và giúp cửa hàng kinh doanh ổn định hơn.

Xem thêm => Khi Bị Kẹt Tiền Hàng Tồn Kho Giải Pháp Nào Giúp Thu Hồi Vốn Nhanh

Sử Dụng Phần Mềm Kho Để Theo Dõi Tồn Kho

Hiện nay nhiều cửa hàng đã sử dụng phần mềm kho để theo dõi số lượng hàng tồn thay vì ghi sổ tay. Khi sử dụng phần mềm kho, mỗi lần nhập hàng hoặc bán hàng hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn, giúp chủ cửa hàng biết chính xác trong kho còn bao nhiêu hàng. Ngoài ra, phần mềm kho còn giúp lưu lại lịch sử nhập xuất hàng hóa, theo dõi được hàng nhập ngày nào, bán ngày nào và tồn kho còn lại bao nhiêu, giúp việc quản lý hàng hóa rõ ràng hơn.

Nhờ sử dụng phần mềm kho, chủ cửa hàng có thể theo dõi hàng tồn theo thời gian thực, biết được mặt hàng nào còn nhiều, mặt hàng nào sắp hết để nhập hàng kịp thời. Điều này giúp cửa hàng tránh tình trạng hàng đang bán chạy nhưng lại hết hàng hoặc nhập quá nhiều hàng dẫn đến tồn kho lâu và đọng vốn. Ngoài ra, nhiều phần mềm kho còn có chức năng cảnh báo khi hàng tồn xuống thấp để cửa hàng chủ động nhập hàng.

Ngoài ra, phần mềm kho còn hỗ trợ kiểm kê hàng hóa nhanh hơn vì phần mềm đã có sẵn danh sách hàng hóa và số lượng tồn. Khi kiểm kê chỉ cần đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên phần mềm là có thể phát hiện chênh lệch ngay. Khi cửa hàng kết hợp phần mềm kho với việc ghi chép và kiểm kê hàng hóa định kỳ, việc quản lý hàng hóa sẽ chính xác hơn, hạn chế thất thoát và tiết kiệm rất nhiều thời gian quản lý.

Kiểm Soát Thất Thoát Hàng Hóa

Thất thoát hàng hóa là nguyên nhân phổ biến khiến số lượng tồn kho bị sai lệch so với thực tế và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của cửa hàng. Thất thoát có thể xảy ra trong nhiều khâu như khi nhập hàng kiểm đếm thiếu, khi bán hàng nhưng không nhập đơn, lấy nhầm hàng, mất hàng, hoặc hàng bị hư hỏng nhưng không ghi nhận. Nếu cửa hàng không theo dõi chặt chẽ thì những sai lệch nhỏ sẽ tích lũy dần, đến khi kiểm kê hàng hóa mới phát hiện thì số lượng đã lệch rất nhiều và rất khó kiểm soát lại từ đầu.

Vì vậy, cửa hàng cần xây dựng quy trình nhập kho, xuất kho rõ ràng và thống nhất. Khi nhập hàng phải kiểm đếm lại số lượng thực tế so với hóa đơn, sau đó mới ghi vào sổ hoặc phần mềm kho. Khi bán hàng hoặc xuất hàng phải trừ kho ngay trong ngày, không để dồn nhiều ngày vì rất dễ quên hoặc ghi thiếu. Những trường hợp hàng hư hỏng, hàng lỗi, hàng bị mất cũng phải ghi nhận lại để điều chỉnh số lượng tồn kho cho đúng với thực tế.

Ngoài ra, cửa hàng nên phân công rõ người chịu trách nhiệm quản lý kho, tránh tình trạng nhiều người cùng quản lý nhưng không ai chịu trách nhiệm chính. Đồng thời, cửa hàng nên kiểm kê hàng hóa định kỳ để phát hiện chênh lệch sớm và kiểm tra lại quy trình làm việc. Khi cửa hàng có quy trình rõ ràng, kết hợp với phần mềm kho và kiểm kê hàng hóa thường xuyên thì sẽ hạn chế thất thoát, giúp số liệu tồn kho luôn chính xác và việc quản lý hàng hóa sẽ ổn định hơn trong thời gian dài.

Xem thêm => Quy Trình Kiểm Kê Và Hạch Toán Hàng Tồn Kho 

Theo Dõi Tồn Kho Cùng Doanh Thu Và Chi Phí

Nhiều cửa hàng chỉ theo dõi số lượng hàng còn bao nhiêu mà không theo dõi giá trị tiền của hàng tồn kho. Điều này khiến chủ cửa hàng nghĩ rằng vẫn còn nhiều hàng nhưng thực tế lại đang bị đọng rất nhiều vốn trong kho. Vì vậy, ngoài việc theo dõi số lượng, cửa hàng cần theo dõi cả giá trị tiền của hàng tồn kho, doanh thu bán hàng và chi phí nhập hàng. Khi theo dõi đầy đủ các khoản này, chủ cửa hàng sẽ hiểu rõ tình hình kinh doanh của mình thay vì chỉ nhìn vào số lượng hàng hóa.

Khi theo dõi tồn kho cùng doanh thu và chi phí, chủ cửa hàng sẽ biết được mặt hàng nào mang lại lợi nhuận tốt, mặt hàng nào bán chậm nhưng chiếm nhiều vốn. Ví dụ có những mặt hàng tồn kho nhiều, giá trị lớn nhưng bán rất chậm, nếu không theo dõi giá trị tồn kho thì sẽ không nhận ra vốn đang bị nằm trong kho quá lâu. Từ đó, cửa hàng có thể điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, giảm nhập những mặt hàng bán chậm và tập trung nhập những mặt hàng bán chạy để quay vòng vốn nhanh hơn.

Ngoài ra, khi theo dõi đầy đủ tồn kho, doanh thu và chi phí, cửa hàng sẽ biết được lợi nhuận thực tế mỗi tháng, tránh tình trạng bán hàng nhiều nhưng không biết có lời hay không. Khi kết hợp theo dõi số lượng tồn kho với giá trị hàng tồn trên phần mềm kho và thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ, cửa hàng sẽ quản lý tài chính và hàng hóa chính xác hơn, hạn chế đọng vốn, hạn chế thất thoát và giúp việc kinh doanh ổn định lâu dài.

Giải Pháp Giúp Cửa Hàng Quản Lý Tồn Kho Ổn Định Lâu Dài

Để việc quản lý hàng hóa được ổn định lâu dài, cửa hàng nên kết hợp nhiều phương pháp với nhau thay vì chỉ dùng một cách. Cửa hàng nên vừa ghi chép nhập xuất hàng mỗi ngày, vừa kiểm kê hàng hóa định kỳ và sử dụng phần mềm kho để theo dõi số lượng tồn. Khi có số liệu tồn kho rõ ràng, chủ cửa hàng sẽ biết chính xác hàng còn bao nhiêu, giá trị tồn kho là bao nhiêu, mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào tồn lâu để có kế hoạch nhập hàng phù hợp. Khi số liệu được cập nhật thường xuyên, việc quản lý hàng hóa sẽ dễ dàng và hạn chế sai lệch tồn kho.

Ngoài ra, khi dữ liệu tồn kho rõ ràng, cửa hàng sẽ dễ quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận hơn. Nếu cửa hàng chưa có người phụ trách sổ sách và theo dõi tồn kho, chủ cửa hàng có thể sử dụng dịch vụ từ Công ty kế toán tại Hà Nội để được hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, doanh thu, chi phí và báo cáo tài chính. Khi sổ sách và tồn kho được quản lý rõ ràng, việc kinh doanh sẽ ổn định hơn, hạn chế thất thoát và giúp cách quản lý tồn kho đạt hiệu quả lâu dài.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.