Chủ Doanh Nghiệp Nên Quản Lý Thời Gian Của Mình Như Thế Nào?

Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ kinh nghiệm hành nghề kế toán – thuế và thực tế đồng hành cùng doanh nghiệp tại Việt Nam, chỉ mang tính tham khảo — anh chị nên hỏi tư vấn cụ thể trước khi áp dụng.

Thời gian là nguồn lực quý giá và khan hiếm nhất của người chủ doanh nghiệp. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, nhưng cách người chủ dùng thời gian đó tạo ra khác biệt lớn cho doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp luôn bận rộn nhưng không hiệu quả, vì dùng thời gian vào những việc không quan trọng nhất. Quản lý thời gian tốt là một kỹ năng lãnh đạo thiết yếu.

Em hiểu rằng khi điều hành, anh chị bị cuốn vào vô số việc, và cảm giác không bao giờ đủ thời gian. Nhưng vấn đề thường không phải là thiếu thời gian, mà là dùng thời gian chưa đúng chỗ. Bài này chia sẻ chủ doanh nghiệp nên quản lý thời gian của mình như thế nào.

Bài này em chia sẻ Chủ Doanh Nghiệp Nên Quản Lý Thời Gian Của Mình Như Thế Nào?  Đây là bài mở đầu cụm về lãnh đạo và tư duy chủ doanh nghiệp. Anh chị đọc khoảng 12 phút.

Chủ doanh nghiệp nên quản lý thời gian bằng cách: ưu tiên những việc quan trọng nhất thay vì chỉ chạy theo việc khẩn cấp, tập trung vào những việc chỉ mình mới làm được (chiến lược, quyết định lớn, con người) và giao bớt những việc người khác làm được, tránh sa đà vào việc vặt hằng ngày cuốn hết thời gian, dành thời gian cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (như lập kế hoạch, phát triển), và bảo vệ thời gian của mình khỏi những gián đoạn không cần thiết. Cốt lõi là dùng thời gian vào nơi tạo giá trị cao nhất, thay vì bận rộn với mọi việc.

Vì Sao Quản Lý Thời Gian Quan Trọng Với Chủ Doanh Nghiệp?

Vì thời gian của người chủ là nguồn lực quý và khan hiếm, và cách dùng nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp có nhiều việc cần làm hơn thời gian cho phép, nên phải chọn lọc dùng thời gian vào đâu. Dùng thời gian vào việc quan trọng tạo ra giá trị lớn; dùng vào việc vặt khiến chủ bận rộn mà không hiệu quả. Quản lý thời gian tốt giúp chủ tập trung vào những việc thực sự quyết định thành bại của doanh nghiệp.

Người chủ doanh nghiệp đối mặt với một nghịch lý: luôn có nhiều việc cần làm hơn thời gian cho phép. Vì vậy, không thể làm hết mọi việc, mà phải chọn lọc. Cách chọn lọc này — dùng thời gian vào đâu — quyết định hiệu quả của người chủ và cả doanh nghiệp.

Nhiều chủ doanh nghiệp bận rộn suốt ngày nhưng doanh nghiệp không tiến bộ, vì họ dùng thời gian vào những việc không quan trọng nhất. Ngược lại, người chủ biết dồn thời gian vào những việc tạo giá trị cao tạo ra tác động lớn. Quản lý thời gian tốt là dùng thời gian đúng chỗ, gắn với việc lãnh đạo mà em đã chia sẻ về xây dựng uy tín thương hiệu.

5 Nguyên Tắc Quản Lý Thời Gian

Năm nguyên tắc: ưu tiên việc quan trọng nhất, tập trung việc chỉ mình làm được và giao bớt việc khác, tránh sa đà việc vặt, dành thời gian cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và bảo vệ thời gian khỏi gián đoạn. Áp dụng các nguyên tắc này giúp chủ dùng thời gian hiệu quả.

1. Ưu tiên việc quan trọng nhất

Không phải việc nào cũng quan trọng như nhau. Chủ doanh nghiệp nên xác định những việc quan trọng nhất — tạo giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp — và ưu tiên chúng. Đừng để việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng chiếm hết thời gian của việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

2. Tập trung việc chỉ mình làm được, giao bớt việc khác

Có những việc chỉ người chủ mới làm được — chiến lược, quyết định lớn, xây dựng con người. Và có những việc người khác làm được. Chủ nên tập trung vào loại đầu và giao bớt loại sau. Ôm đồm những việc người khác làm được khiến chủ không còn thời gian cho việc quan trọng.

3. Tránh sa đà vào việc vặt

Việc vặt hằng ngày có thể cuốn hết thời gian của người chủ mà không tạo giá trị lớn. Nhiều chủ doanh nghiệp bận rộn với những việc nhỏ nhặt và không còn thời gian cho việc lớn. Tránh sa đà vào việc vặt là điều quan trọng để giữ thời gian cho những việc thực sự quan trọng.

4. Dành thời gian cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp — như lập kế hoạch, phát triển chiến lược, đào tạo con người — thường bị bỏ qua vì không cấp bách. Nhưng chính chúng tạo ra giá trị lớn về lâu dài. Chủ doanh nghiệp cần chủ động dành thời gian cho những việc này, thay vì để chúng bị việc khẩn cấp lấn át.

5. Bảo vệ thời gian khỏi gián đoạn

Thời gian của người chủ dễ bị gián đoạn bởi vô số cuộc gọi, câu hỏi, việc phát sinh. Bảo vệ những khoảng thời gian tập trung cho việc quan trọng — bằng cách sắp xếp hợp lý, ủy quyền, và có ranh giới — giúp chủ làm việc hiệu quả hơn thay vì luôn bị cuốn theo.

Ma Trận Quan Trọng – Khẩn Cấp

Một công cụ hữu ích để quản lý thời gian là phân loại công việc theo hai chiều: quan trọng và khẩn cấp. Việc quan trọng và khẩn cấp cần làm ngay. Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần được lên kế hoạch và dành thời gian, vì đây thường là nơi tạo giá trị lớn nhất.

Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng nên được giao bớt hoặc xử lý nhanh, vì chúng thường cuốn thời gian mà không tạo giá trị. Việc không quan trọng cũng không khẩn cấp thì nên loại bỏ. Phân loại này giúp anh chị nhìn rõ nên dùng thời gian vào đâu.

Sai lầm phổ biến của nhiều chủ doanh nghiệp là dành quá nhiều thời gian cho việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, và bỏ quên việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Nhận ra điều này và điều chỉnh — dồn thời gian cho việc quan trọng — là một bước lớn trong việc quản lý thời gian hiệu quả.

Những Sai Lầm Về Quản Lý Thời Gian

Về quản lý thời gian, nhiều chủ doanh nghiệp mắc vài lỗi:

• Ôm đồm mọi việc. Không giao bớt việc, tự làm hết, nên không còn thời gian cho việc quan trọng.
• Chạy theo việc khẩn cấp. Để việc khẩn cấp chiếm hết thời gian, bỏ quên việc quan trọng nhưng không cấp bách.
• Sa đà việc vặt. Bận rộn với việc nhỏ nhặt, cảm thấy làm việc nhiều nhưng không hiệu quả.
• Không có ưu tiên rõ ràng. Làm việc theo cái đến trước thay vì theo mức độ quan trọng.

Tránh những sai lầm này giúp anh chị dùng thời gian hiệu quả hơn.

Câu Chuyện Một Chủ Doanh Nghiệp Thay Đổi Cách Dùng Thời Gian

Em kể một trường hợp tiêu biểu, xin phép không nêu tên. Một anh chủ ở Hà Nội luôn bận rộn từ sáng tới tối, ôm đồm mọi việc từ lớn tới nhỏ. Anh làm việc rất nhiều nhưng doanh nghiệp không tiến bộ, và anh luôn kiệt sức, không có thời gian cho việc lớn.

Anh nhận ra vấn đề nằm ở cách dùng thời gian. Anh bắt đầu phân loại công việc, giao bớt những việc người khác làm được, tránh sa đà việc vặt, và dành thời gian cho những việc chỉ mình làm được như chiến lược và phát triển con người. Trong đó, anh giao khâu kế toán – thuế cho Trường Thành để không phải bận tâm.

Kết quả là anh có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng, và doanh nghiệp bắt đầu tiến bộ rõ. Anh cũng bớt kiệt sức hơn. Anh chủ rút ra bài học: quản lý thời gian tốt không phải làm nhiều hơn, mà là dùng thời gian đúng chỗ, vào những việc tạo giá trị cao nhất.

Giao Việc — Chìa Khóa Để Có Thời Gian Cho Việc Lớn

Trong các nguyên tắc, giao việc là chìa khóa quan trọng nhất để người chủ có thời gian cho việc lớn. Khi anh chị giao những việc người khác làm được, anh chị giải phóng thời gian cho những việc chỉ mình mới làm được. Không giao việc, người chủ mãi kẹt trong việc vặt và không bao giờ có thời gian cho chiến lược.

Nhiều chủ doanh nghiệp ngại giao việc vì sợ người khác làm không tốt bằng mình, hoặc muốn kiểm soát. Nhưng ôm đồm mọi việc khiến chính họ thành nút thắt, giới hạn sự phát triển của doanh nghiệp. Học cách giao việc và tin tưởng đội ngũ là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng.

Giao việc hiệu quả không phải là bỏ mặc, mà là giao đúng người, hướng dẫn rõ, và có cơ chế theo dõi kết quả. Khi làm tốt, giao việc vừa giải phóng thời gian của chủ, vừa phát triển năng lực của đội ngũ. Đây là cách người chủ nhân rộng sức mình qua đội ngũ, thay vì tự làm hết mọi thứ.

Thuê Ngoài Những Việc Chuyên Môn

Bên cạnh giao việc cho đội ngũ nội bộ, thuê ngoài những việc chuyên môn cũng là cách giải phóng thời gian hiệu quả. Những việc như kế toán – thuế, pháp lý đòi hỏi chuyên môn sâu và tốn nhiều thời gian nếu tự làm. Giao chúng cho đơn vị chuyên nghiệp giúp anh chị vừa được chuyên môn tốt, vừa có thời gian cho việc cốt lõi.

Đây là một quyết định quản lý thời gian khôn ngoan. Thay vì dành thời gian quý giá của người chủ cho những việc mà một đơn vị chuyên nghiệp có thể làm tốt hơn và rẻ hơn khi tính đủ, anh chị tập trung vào những việc tạo giá trị cao nhất. Đây là cách phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, việc thuê ngoài khâu kế toán – thuế đã giải phóng đáng kể thời gian và tâm trí. Không còn phải bận tâm về sổ sách, kê khai, hay lo lắng về tuân thủ, họ có thể dồn sức cho chiến lược, khách hàng, và phát triển doanh nghiệp. Đây là một ví dụ điển hình của việc dùng thời gian đúng chỗ, tập trung vào việc chỉ mình làm được.

Quản Lý Thời Gian Gắn Với Sức Khỏe Và Sự Bền Bỉ

Quản lý thời gian không chỉ về hiệu quả công việc, mà còn gắn với sức khỏe và sự bền bỉ của người chủ. Khi anh chị ôm đồm mọi việc và luôn bận rộn, anh chị dễ kiệt sức, ảnh hưởng tới sức khỏe và khả năng ra quyết định. Quản lý thời gian tốt giúp anh chị làm việc hiệu quả mà không kiệt sức.

Điều hành doanh nghiệp là một hành trình dài, không phải một cuộc chạy nước rút. Vì vậy, sự bền bỉ quan trọng, và nó đòi hỏi anh chị không tự vắt kiệt mình bằng cách làm mọi việc. Quản lý thời gian tốt, biết giao bớt và tập trung, giúp anh chị duy trì năng lượng và sự minh mẫn qua thời gian dài.

Vì vậy, quản lý thời gian tốt vừa nâng cao hiệu quả doanh nghiệp, vừa bảo vệ sức khỏe và sự bền bỉ của chính người chủ. Đây là lý do nó là một kỹ năng lãnh đạo thiết yếu, ảnh hưởng tới cả doanh nghiệp lẫn cuộc sống của anh chị. Em sẽ chia sẻ kỹ hơn về sự cân bằng công việc – cuộc sống trong các bài sau của cụm này, vì nó gắn chặt với việc quản lý thời gian.

Dành Thời Gian Cho Khách Hàng Và Con Người

Trong những việc quan trọng mà người chủ nên dành thời gian, khách hàng và con người là hai ưu tiên hàng đầu. Dành thời gian hiểu khách hàng, lắng nghe phản hồi của họ như em đã chia sẻ về lắng nghe phản hồi khách hàng, giúp anh chị phục vụ khách tốt hơn và xây dựng doanh thu bền vững.

Tương tự, dành thời gian cho con người — đào tạo, dẫn dắt, truyền cảm hứng cho đội ngũ — là việc chỉ người chủ mới làm được và tạo tác động lớn. Đội ngũ mạnh giúp doanh nghiệp phát triển và giảm gánh nặng cho chính người chủ. Đây là những khoản đầu tư thời gian mang lại giá trị lớn về lâu dài.

Việc dành thời gian cho khách hàng và con người cũng góp phần xây dựng uy tín và mối quan hệ bền vững, như em đã chia sẻ về khách hàng giới thiệu. Đây là những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, dễ bị bỏ qua trong sự bận rộn hằng ngày, nên người chủ cần chủ động dành thời gian cho chúng. Ưu tiên đúng những việc này là dấu hiệu của một người chủ biết dùng thời gian khôn ngoan.

Trường Thành — Giúp Anh Chị Giải Phóng Thời Gian

Một cách quản lý thời gian hiệu quả là giao những việc chuyên môn cho đơn vị chuyên nghiệp — như kế toán – thuế, điều Trường Thành đảm nhiệm suốt 20 năm cho hơn 8.000 doanh nghiệp.

Với dịch vụ kế toán trọn gói tại Hà Nội, Trường Thành lo toàn bộ khâu kế toán – thuế, giải phóng anh chị khỏi một mảng việc chuyên môn để tập trung vào những việc chỉ mình làm được. Khi cần dọn dẹp sổ sách để chuyển giao, dịch vụ rà soát sổ sách tại Hà Nội giúp anh chị có nền sổ sách sạch, yên tâm giao khâu này cho đơn vị chuyên nghiệp.

Trường Thành không báo giá cứng; chi phí tính theo khối lượng công việc thực tế và anh chị được tư vấn miễn phí trước khi ký. Giao khâu kế toán – thuế cho Trường Thành, anh chị có thêm thời gian cho việc quan trọng.

3 Điều Cần Nhớ Về Quản Lý Thời Gian

Em mong anh chị giữ lại ba điều. Một, quản lý thời gian bằng năm nguyên tắc: ưu tiên việc quan trọng nhất, tập trung việc chỉ mình làm được và giao bớt việc khác, tránh sa đà việc vặt, dành thời gian cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và bảo vệ thời gian khỏi gián đoạn. Hai, dùng ma trận quan trọng – khẩn cấp để phân loại và dồn thời gian cho việc quan trọng. Ba, cốt lõi là dùng thời gian vào nơi tạo giá trị cao nhất, thay vì bận rộn với mọi việc.

Để giải phóng thời gian bằng cách giao khâu kế toán – thuế, anh chị có thể dựa vào Trường Thành và được tư vấn miễn phí trước khi quyết định.

Hotline / Zalo: 0989 724 056 (hỗ trợ 7 ngày/tuần)

20 năm kinh nghiệm — Hơn 8.000 doanh nghiệp tin tưởng — Hỗ trợ 7 ngày/tuần — Hotline/Zalo 0989 724 056

Lưu ý: nội dung trong bài mang tính tham khảo, đúc kết từ thực tế hành nghề. Các quy định về thuế – kế toán có thể thay đổi theo thời điểm, anh chị nên hỏi tư vấn cập nhật trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình.

Q: Chủ doanh nghiệp nên quản lý thời gian như thế nào?
A: Bằng cách ưu tiên việc quan trọng nhất thay vì chỉ chạy theo việc khẩn cấp, tập trung vào việc chỉ mình làm được (chiến lược, quyết định lớn, con người) và giao bớt việc người khác làm được, tránh sa đà việc vặt, dành thời gian cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và bảo vệ thời gian khỏi gián đoạn.
—
Q: Vì sao quản lý thời gian quan trọng với chủ doanh nghiệp?
A: Vì thời gian của người chủ là nguồn lực quý và khan hiếm, luôn có nhiều việc hơn thời gian cho phép nên phải chọn lọc dùng vào đâu. Dùng vào việc quan trọng tạo giá trị lớn; dùng vào việc vặt khiến bận rộn mà không hiệu quả. Cách dùng thời gian ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp.
—
Q: Ma trận quan trọng – khẩn cấp là gì?
A: Là cách phân loại công việc theo hai chiều quan trọng và khẩn cấp. Việc quan trọng và khẩn cấp làm ngay; việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần lên kế hoạch (nơi tạo giá trị lớn nhất); việc khẩn cấp nhưng không quan trọng nên giao bớt; việc không quan trọng không khẩn cấp thì loại bỏ.
—
Q: Sai lầm phổ biến về quản lý thời gian là gì?
A: Ôm đồm mọi việc không giao bớt, chạy theo việc khẩn cấp mà bỏ quên việc quan trọng nhưng không cấp bách, sa đà vào việc vặt, và làm việc theo cái đến trước thay vì theo mức độ quan trọng. Nhiều chủ dành quá nhiều thời gian cho việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
—
Q: Trường Thành hỗ trợ gì cho việc này?
A: Trường Thành lo toàn bộ khâu kế toán – thuế, giải phóng anh chị khỏi một mảng việc chuyên môn để tập trung vào những việc chỉ mình làm được, cùng dịch vụ rà soát sổ sách khi cần chuyển giao. Chi phí theo khối lượng thực tế, tư vấn miễn phí trước khi ký. Hotline/Zalo 0989 724 056.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.