Startup Nên Tự Làm Kế Toán Hay Thuê Dịch Vụ Bên Ngoài?

Khi mới thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường băn khoăn Kế Toán Cho Startup Nên Tự Làm Hay Thuê Dịch Vụ Bên Ngoài để tiết kiệm chi phí và đảm bảo đúng quy định. Vì giai đoạn startup thường có ít nhân sự, chi phí hạn chế và chưa phát sinh nhiều hóa đơn, chứng từ nên nhiều người nghĩ rằng có thể tự làm kế toán để giảm chi phí kế toán. Đây là suy nghĩ khá phổ biến vì trong thời gian đầu, doanh nghiệp thường tập trung vào tìm kiếm khách hàng, xây dựng sản phẩm và phát triển thị trường nên muốn tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.

Tuy nhiên, kế toán không chỉ đơn giản là ghi chép thu chi mà còn liên quan đến kê khai thuế, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật. Nếu kế toán startup làm sai hoặc nộp báo cáo chậm, doanh nghiệp có thể bị phạt thuế, bị truy thu thuế hoặc ảnh hưởng đến hoạt động sau này. Vì vậy, việc lựa chọn thuê ngoài dịch vụ kế toán hay tự làm kế toán là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp startup đều phải cân nhắc rất kỹ ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động.

Xem thêm => Doanh Nghiệp Nên Chọn Thuê Dịch Vụ Kế Toán Hay Tuyển Nội Bộ?

Startup Tự Làm Kế Toán Có Ưu Điểm Gì

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, số lượng hóa đơn, chứng từ chưa nhiều nên chủ doanh nghiệp có thể tự theo dõi thu chi, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ. Việc tự làm kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí kế toán trong giai đoạn đầu khi doanh thu chưa ổn định và chưa cần tuyển nhân viên kế toán riêng. Đây là cách nhiều kế toán startup lựa chọn để giảm chi phí vận hành trong thời gian đầu hoạt động, đặc biệt là khi doanh nghiệp đang cần tập trung chi phí cho marketing, sản phẩm và tìm kiếm khách hàng.

Ngoài ra, khi tự làm kế toán startup, chủ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp như doanh thu bao nhiêu, chi phí bao nhiêu, đang lãi hay lỗ, công nợ khách hàng còn bao nhiêu, dòng tiền còn bao nhiêu. Khi nắm rõ các số liệu này, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định phù hợp trong quá trình kinh doanh. Điều này rất quan trọng trong giai đoạn đầu vì startup thường cần kiểm soát tiền rất chặt chẽ để tránh tình trạng doanh thu có nhưng lại không có tiền để chi.

Tuy nhiên, việc tự làm kế toán chỉ phù hợp khi doanh nghiệp có ít hóa đơn, ít chứng từ và người làm kế toán có hiểu biết cơ bản về thuế và kế toán. Nếu không có kiến thức chuyên môn, doanh nghiệp rất dễ kê khai thuế sai, nộp báo cáo sai hoặc nộp báo cáo chậm dẫn đến bị phạt. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tự làm phần theo dõi thu chi, hóa đơn hằng ngày bằng phần mềm kế toán, nhưng vẫn thuê ngoài dịch vụ để kiểm tra số liệu và lập báo cáo nhằm giảm rủi ro và vẫn tiết kiệm chi phí kế toán.

Rủi Ro Khi Startup Tự Làm Kế Toán

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng tự làm kế toán sẽ giúp tiết kiệm chi phí kế toán, tuy nhiên nếu không có kiến thức chuyên môn thì rất dễ xảy ra sai sót. Những sai sót mà kế toán startup thường gặp là kê khai thuế sai, nộp báo cáo chậm, hạch toán sai chi phí, không theo dõi công nợ hoặc không lưu trữ chứng từ đầy đủ. Những sai sót này nếu kéo dài có thể dẫn đến sai lệch số liệu kế toán, bị phạt thuế hoặc phải điều chỉnh lại sổ sách, gây mất thời gian và chi phí.

Ngoài ra, khi chủ doanh nghiệp tự làm kế toán sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu, làm báo cáo và kiểm tra số liệu. Điều này khiến chủ doanh nghiệp không có nhiều thời gian để tập trung vào hoạt động kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và phát triển doanh nghiệp. Đối với startup, thời gian dành cho kinh doanh rất quan trọng, vì vậy nếu dành quá nhiều thời gian cho kế toán thì có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn giải pháp là tự theo dõi thu chi, hóa đơn và công nợ hằng ngày nhưng vẫn thuê ngoài dịch vụ kế toán để lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu định kỳ. Cách làm này giúp kế toán startup vừa tiết kiệm chi phí kế toán, vừa hạn chế rủi ro và đảm bảo sổ sách kế toán luôn đúng quy định.

Xem thêm => Dịch Vụ Kế Toán Có Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Chi Phí Không?

Startup Thuê Ngoài Dịch Vụ Kế Toán Có Lợi Ích Gì

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn thuê ngoài dịch vụ kế toán thay vì tuyển kế toán nội bộ ngay từ đầu. Khi thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ làm sổ sách kế toán, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế và quản lý tài chính. Điều này giúp kế toán startup được thực hiện đúng quy định ngay từ đầu, tránh các sai sót trong quá trình kê khai và nộp thuế.

Ưu điểm lớn nhất của việc thuê ngoài là doanh nghiệp không cần tuyển nhân viên kế toán nhưng vẫn có người làm báo cáo và kiểm tra số liệu định kỳ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí kế toán vì chi phí thuê dịch vụ thường thấp hơn so với thuê kế toán làm việc toàn thời gian. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần lo về bảo hiểm, lương thưởng, chi phí đào tạo hoặc chi phí quản lý nhân sự kế toán.

Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ được kế toán có kinh nghiệm trực tiếp làm và kiểm tra số liệu nên sẽ hạn chế được sai sót về thuế và sổ sách. Điều này rất quan trọng đối với kế toán startup vì doanh nghiệp mới thành lập thường chưa có nhiều kinh nghiệm về thuế, hóa đơn và báo cáo tài chính. Khi thuê ngoài dịch vụ kế toán, doanh nghiệp không chỉ có người làm sổ sách mà còn có người tư vấn về chi phí kế toán, tư vấn thuế và tư vấn quản lý tài chính phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

So Sánh Chi Phí Tự Làm Kế Toán Và Thuê Ngoài

Nhiều người nghĩ rằng tự làm kế toán sẽ tiết kiệm chi phí kế toán, nhưng thực tế cần tính đến thời gian làm việc, rủi ro sai sót và chi phí xử lý khi làm sai. Khi chủ doanh nghiệp tự làm kế toán, ngoài thời gian dành cho kinh doanh còn phải dành thời gian để nhập liệu, theo dõi hóa đơn, làm báo cáo thuế và kiểm tra số liệu. Nếu không có kinh nghiệm về kế toán startup, doanh nghiệp rất dễ nộp báo cáo sai, nộp thuế sai hoặc nộp chậm và có thể bị phạt, lúc đó tổng chi phí kế toán thực tế có thể còn cao hơn so với việc thuê dịch vụ.

Trong khi đó, nếu thuê ngoài dịch vụ kế toán, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí hàng tháng nhưng sẽ có người làm sổ sách, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và nhắc lịch nộp thuế. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và hạn chế rủi ro về sai sót. Chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì lo về sổ sách kế toán, đây là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp startup.

Vì vậy, đối với kế toán startup, việc lựa chọn tự làm hay thuê ngoài dịch vụ cần dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lượng hóa đơn, số lượng nhân sự và ngân sách của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn thì có thể tự làm để tiết kiệm chi phí kế toán. Nhưng khi doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ kế toán thì nên thuê ngoài để đảm bảo an toàn và hiệu quả lâu dài.

Khi Nào Startup Nên Tự Làm Kế Toán

Startup có thể tự làm kế toán khi số lượng hóa đơn ít, ít nhân sự, ít phát sinh công nợ và chủ doanh nghiệp có kiến thức cơ bản về kế toán và thuế. Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể tự theo dõi thu chi, theo dõi hóa đơn, theo dõi công nợ và quản lý tài chính đơn giản để tiết kiệm chi phí kế toán. Đây là lựa chọn phù hợp với những kế toán startup có quy mô nhỏ, ít phát sinh nghiệp vụ và chưa cần lập nhiều báo cáo phức tạp.

Tuy nhiên, dù tự làm thì doanh nghiệp vẫn nên nhờ kế toán hoặc đơn vị thuê ngoài kiểm tra số liệu định kỳ theo tháng hoặc theo quý để đảm bảo báo cáo và thuế không bị sai. Việc thuê ngoài kiểm tra số liệu định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót sớm, điều chỉnh kịp thời và hạn chế rủi ro bị phạt thuế. Đây là cách mà nhiều kế toán startup hiện nay đang áp dụng để vừa tiết kiệm chi phí kế toán vừa đảm bảo an toàn về sổ sách và thuế.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều hóa đơn, có nhân viên, có bảo hiểm, có công nợ khách hàng và nhà cung cấp thì doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang thuê ngoài dịch vụ kế toán để đảm bảo sổ sách được thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Vì ở giai đoạn này, nếu vẫn tự làm kế toán thì rất dễ xảy ra sai sót, dẫn đến sai lệch số liệu và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính cũng như nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp sau này.

Xem thêm => Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Thuê Dịch Vụ Kế Toán?

Khi Nào Startup Nên Thuê Dịch Vụ Kế Toán

Startup nên thuê ngoài dịch vụ kế toán khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều hóa đơn, có nhân viên, có công nợ khách hàng, nhà cung cấp hoặc cần lập đầy đủ báo cáo thuế và báo cáo tài chính theo quy định. Khi hoạt động kinh doanh bắt đầu ổn định và phát sinh nhiều nghiệp vụ kế toán, việc thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo sổ sách được thực hiện đúng quy định, hạn chế sai sót và giảm rủi ro về thuế. Đây là giai đoạn mà kế toán startup thường trở nên phức tạp hơn, nếu không có người có chuyên môn thì rất dễ xảy ra sai sót và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính sau này.

Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp còn được tư vấn về chi phí kế toán, tư vấn thuế, tư vấn tối ưu chi phí và tư vấn quản lý tài chính phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng vì kế toán startup không chỉ là ghi chép sổ sách mà còn liên quan đến dòng tiền, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Khi có người theo dõi và tư vấn về tài chính, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tiền tốt hơn và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.

Bên cạnh đó, khi thuê ngoài dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cũng sẽ được nhắc lịch nộp báo cáo thuế, nộp tờ khai, nộp thuế và lập báo cáo tài chính cuối năm. Điều này giúp startup tránh tình trạng nộp chậm báo cáo, nộp chậm thuế dẫn đến bị phạt. Vì vậy, khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều nghiệp vụ kế toán, việc thuê ngoài là giải pháp giúp startup tiết kiệm chi phí kế toán, hạn chế rủi ro và yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Startup Nên Kết Hợp Tự Làm Và Thuê Dịch Vụ Kế Toán

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp startup không chọn hoàn toàn tự làm hoặc hoàn toàn thuê ngoài, mà lựa chọn phương án kết hợp cả hai. Chủ doanh nghiệp sẽ tự theo dõi thu chi, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ và quản lý dòng tiền hằng ngày bằng phần mềm kế toán, còn đơn vị thuê ngoài sẽ phụ trách kiểm tra số liệu, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và tư vấn chi phí kế toán. Cách làm này giúp doanh nghiệp vẫn chủ động nắm tình hình tài chính nhưng không cần phải tự xử lý các nghiệp vụ kế toán phức tạp.

Cách kết hợp này giúp kế toán startup tiết kiệm chi phí kế toán vì không cần thuê kế toán toàn thời gian, nhưng vẫn đảm bảo báo cáo thuế và sổ sách kế toán được thực hiện đúng quy định. Ngoài ra, khi có đơn vị thuê ngoài kiểm tra số liệu định kỳ, doanh nghiệp cũng sẽ phát hiện sai sót sớm, điều chỉnh kịp thời và hạn chế rủi ro về thuế, báo cáo tài chính và công nợ.

Đây là giải pháp phù hợp với hầu hết các startup vì vừa giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý tài chính, vừa có kế toán có chuyên môn hỗ trợ khi cần. Nhờ đó, doanh nghiệp vẫn kiểm soát được số liệu hằng ngày nhưng vẫn đảm bảo an toàn về sổ sách, thuế và báo cáo tài chính trong quá trình hoạt động. Đây cũng là mô hình kế toán startup mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập đang áp dụng hiện nay để vừa tiết kiệm chi phí kế toán, vừa đảm bảo hoạt động kế toán ổn định và lâu dài.

Giải Pháp Kế Toán Phù Hợp Cho Startup

Có thể thấy rằng, việc Kế Toán Cho Startup Nên Tự Làm Hay Thuê phụ thuộc vào quy mô và tình hình hoạt động của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, ít hóa đơn, ít chứng từ thì có thể tự làm để tiết kiệm chi phí kế toán. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều hóa đơn, nhiều công nợ, có nhân viên, có bảo hiểm và cần lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính thì nên thuê ngoài để đảm bảo số liệu chính xác và đúng quy định. Việc lựa chọn đúng hình thức làm kế toán ngay từ đầu sẽ giúp kế toán startup hoạt động ổn định và hạn chế rủi ro về sau.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp startup lựa chọn kết hợp sử dụng phần mềm kế toán để quản lý thu chi, công nợ hằng ngày và sử dụng Dịch vụ kế toán trọn gói tại Hà Nội để được hỗ trợ kiểm tra số liệu, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và tư vấn tối ưu chi phí. Đây là giải pháp phù hợp vì vừa giúp doanh nghiệp quản lý số liệu chủ động, vừa có kế toán có kinh nghiệm kiểm tra và xử lý số liệu, giúp kế toán startup tiết kiệm chi phí kế toán, hạn chế sai sót và giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh trong giai đoạn đầu phát triển.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.