Shop Bán Hàng Online Cần Quản Lý Tài Chính Như Thế Nào?

Hiện nay, rất nhiều người kinh doanh trên Shopee, TikTok Shop, Facebook, website… nhưng lại chưa chú ý đến việc quản lý tài chính. Shop Bán Hàng Online Cần Quản Lý Tài Chính Như Thế Nào? Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ shop quan tâm khi bắt đầu kinh doanh online. Nhiều shop có đơn hàng mỗi ngày, doanh thu khá cao nhưng cuối tháng lại không biết lãi bao nhiêu, chi phí bao nhiêu và tiền đang nằm ở đâu. Đây là tình trạng rất phổ biến khi shop không theo dõi doanh thu chi phí shop online một cách rõ ràng.

Nếu không quản lý tài chính shop online, shop rất dễ rơi vào tình trạng bán nhiều nhưng không có lợi nhuận, thiếu tiền nhập hàng hoặc không kiểm soát được dòng tiền. Khi không nắm được số liệu cụ thể, chủ shop sẽ không biết sản phẩm nào đang có lãi, sản phẩm nào đang lỗ, chi phí quảng cáo có hiệu quả hay không. Vì vậy, ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, shop nên có cách quản lý tài chính rõ ràng để theo dõi doanh thu chi phí shop online và kiểm soát dòng tiền tốt hơn.

Theo Dõi Doanh Thu Từ Nhiều Kênh Bán Hàng

Khi quản lý tài chính shop online, việc đầu tiên shop cần làm là theo dõi doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng như Shopee, TikTok Shop, Facebook, website hoặc bán trực tiếp. Mỗi kênh bán hàng sẽ có doanh thu, phí sàn, phí vận chuyển và chương trình khuyến mãi khác nhau, vì vậy nếu không tổng hợp lại thì chủ shop sẽ rất khó biết chính xác tổng doanh thu thực tế là bao nhiêu. Do đó, để theo dõi doanh thu chi phí shop online hiệu quả, shop nên tổng hợp doanh thu theo từng ngày, từng tuần và từng tháng.

Một cách quản lý tài chính shop online hiệu quả là theo dõi doanh thu theo từng kênh bán hàng riêng biệt. Ví dụ: doanh thu từ Shopee là bao nhiêu, TikTok Shop là bao nhiêu, Facebook là bao nhiêu, website là bao nhiêu. Khi tách riêng doanh thu từng kênh, shop sẽ biết kênh nào đang bán tốt, kênh nào bán chậm, kênh nào tốn nhiều phí quảng cáo nhưng doanh thu thấp. Điều này giúp shop có thể điều chỉnh kế hoạch bán hàng và kế hoạch quảng cáo để tối ưu lợi nhuận.

Ngoài ra, khi theo dõi doanh thu chi phí shop online theo từng kênh, shop cũng sẽ dễ kiểm soát dòng tiền hơn. Nhiều sàn thương mại điện tử không chuyển tiền ngay mà sẽ đối soát và chuyển tiền sau vài ngày, vì vậy nếu không theo dõi, shop sẽ không biết tiền đang nằm ở sàn, đang ở đơn vị vận chuyển hay đã về tài khoản. Đây là một bước rất quan trọng trong quản lý tài chính shop online giúp shop tránh tình trạng bán nhiều nhưng không biết tiền đang ở đâu và lợi nhuận thực tế là bao nhiêu.

>> Xem thêm tại: Kinh Doanh Online Có Cần Đóng Thuế Không? 

Theo Dõi Chi Phí Bán Hàng Và Chi Phí Quảng Cáo

Một trong những nội dung quan trọng khi quản lý tài chính shop online là theo dõi chi phí. Nhiều shop chỉ quan tâm đến doanh thu mà quên theo dõi chi phí nên không biết thực tế mình có lãi hay không. Để theo dõi doanh thu chi phí shop online, shop cần liệt kê rõ ràng từng khoản chi phí để dễ theo dõi và dễ kiểm soát.

Các chi phí của shop online thường gồm:

• Tiền nhập hàng: Đây là chi phí lớn nhất trong quản lý tài chính shop online, shop cần theo dõi tiền nhập hàng theo từng đợt để biết giá vốn sản phẩm.
• Tiền quảng cáo Facebook, TikTok: Đây là chi phí quan trọng nếu shop chạy quảng cáo, cần theo dõi để biết chi bao nhiêu và mang lại bao nhiêu đơn hàng.
• Phí sàn Shopee, TikTok Shop: Bao gồm phí giao dịch, phí dịch vụ, phí quảng cáo trên sàn. Đây là chi phí nhiều shop thường không để ý khi theo dõi doanh thu chi phí shop online.
• Phí vận chuyển: Có thể do shop trả hoặc khách trả, nhưng shop vẫn cần theo dõi để tính đúng lợi nhuận.
• Tiền đóng gói: Bao gồm hộp, túi, băng keo, tem nhãn, xốp chống sốc…
• Tiền nhân viên: Nếu shop có thuê nhân viên đóng hàng, chăm sóc khách hàng hoặc chạy quảng cáo.
• Chi phí phần mềm: Phần mềm quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán online…
• Chi phí điện thoại, internet: Chi phí phục vụ cho việc bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Khi liệt kê và theo dõi đầy đủ các khoản trên, shop sẽ theo dõi doanh thu chi phí shop online chính xác hơn và biết được lợi nhuận thực tế. Đây là bước rất quan trọng trong quản lý tài chính shop online giúp shop tránh tình trạng bán nhiều nhưng không có lợi nhuận.

Quản Lý Công Nợ Và Tiền Chưa Về

Khi quản lý tài chính shop online, một vấn đề rất quan trọng mà nhiều shop thường bỏ sót là công nợ và các khoản tiền chưa về tài khoản. Đối với các sàn thương mại điện tử như Shopee hoặc TikTok Shop, tiền bán hàng không được chuyển về ngay mà thường sẽ được đối soát và chuyển tiền sau vài ngày hoặc theo chu kỳ. Ngoài ra, một số khách hàng mua sỉ có thể lấy hàng trước và thanh toán sau, vì vậy nếu không theo dõi, shop sẽ không biết chính xác mình đang có bao nhiêu tiền thực tế.

Để theo dõi doanh thu chi phí shop online chính xác, shop cần tách rõ các khoản như: tiền sàn chưa thanh toán, tiền khách còn nợ, tiền đã thu, tiền đã chi, tiền nhập hàng và tiền lợi nhuận. Khi tách riêng từng khoản như vậy, chủ shop sẽ biết được tiền đang nằm ở đâu, đang ở sàn, đang ở khách hàng hay đã về tài khoản. Đây là bước rất quan trọng trong quản lý tài chính shop online vì nhiều shop nhìn doanh thu rất cao nhưng thực tế tiền chưa về nên vẫn thiếu tiền nhập hàng.

Khi quản lý tài chính shop online tốt phần công nợ và tiền chưa về, shop sẽ chủ động hơn về dòng tiền, biết khi nào có tiền về để nhập hàng, trả tiền quảng cáo hoặc trả lương nhân viên. Việc theo dõi rõ ràng các khoản tiền cũng giúp shop tránh tình trạng tưởng rằng mình còn nhiều tiền nhưng thực tế tiền vẫn đang nằm ở sàn hoặc khách hàng chưa thanh toán. Đây là một phần rất quan trọng nếu shop muốn theo dõi doanh thu chi phí shop online và biết chính xác lợi nhuận của mình.

>> Xem thêm tại: Mã Số Thuế Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Và Tra Cứu Online

Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Online

Một trong những cách quản lý tài chính shop online hiệu quả và được nhiều shop áp dụng hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online. Khi sử dụng phần mềm, tất cả đơn hàng, doanh thu, chi phí, tồn kho và công nợ đều được lưu trữ trên hệ thống, giúp shop không cần ghi chép thủ công bằng sổ hoặc nhiều file Excel khác nhau. Nhờ đó, shop có thể theo dõi doanh thu chi phí shop online một cách rõ ràng, hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình quản lý.

Khi có phần mềm, shop có thể theo dõi doanh thu theo ngày, theo tháng, theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo, theo dõi tồn kho để biết còn bao nhiêu hàng và cần nhập thêm khi nào. Ngoài ra, phần mềm còn giúp shop theo dõi công nợ khách hàng, tiền sàn chưa chuyển về và xem báo cáo lãi lỗ theo từng tháng. Đây là cách quản lý tài chính shop online rất hiệu quả vì chủ shop chỉ cần mở phần mềm là có thể biết tình hình kinh doanh hiện tại.

Việc sử dụng phần mềm giúp shop theo dõi doanh thu chi phí shop online chính xác hơn, biết sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận, tháng này đang lãi hay lỗ và dòng tiền hiện tại còn bao nhiêu. Khi nắm rõ các số liệu này, shop sẽ dễ dàng đưa ra quyết định như có nên chạy quảng cáo tiếp hay không, có nên nhập thêm hàng hay không. Vì vậy, sử dụng phần mềm là một trong những giải pháp giúp quản lý tài chính shop online dễ dàng, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

Thường Xuyên Xem Báo Cáo Lãi Lỗ

Để quản lý tài chính shop online hiệu quả, shop nên xem báo cáo lãi lỗ theo tuần hoặc theo tháng. Khi theo dõi doanh thu chi phí shop online qua báo cáo lãi lỗ, shop sẽ biết rõ tình hình kinh doanh và dễ điều chỉnh kế hoạch bán hàng.

Báo cáo lãi lỗ sẽ giúp shop biết:

• Doanh thu bao nhiêu
• Chi phí bao nhiêu
• Lợi nhuận bao nhiêu
• Sản phẩm nào lãi cao
• Sản phẩm nào lãi thấp
• Tháng này đang lãi hay lỗ
• Chi phí quảng cáo có hiệu quả hay không
• Có cần tăng giá hoặc giảm chi phí không

Khi xem báo cáo thường xuyên, shop có thể điều chỉnh giá bán, điều chỉnh chi phí quảng cáo, tìm nguồn hàng giá tốt hơn hoặc tập trung bán sản phẩm có lợi nhuận cao. Đây là một bước rất quan trọng trong quản lý tài chính shop online vì nếu không theo dõi doanh thu chi phí shop online qua báo cáo lãi lỗ, shop sẽ không biết tình hình kinh doanh thực tế của mình.

>> Xem thêm tại: Hướng Dẫn Ghi Nhận Chi Phí Hoàn Trả Hàng Trong Kinh Doanh Online

Shop Online Có Cần Quản Lý Tài Chính Không?

Tóm lại, quản lý tài chính shop online là việc rất quan trọng nếu shop muốn kinh doanh lâu dài và có lợi nhuận. Khi theo dõi doanh thu chi phí shop online rõ ràng, shop sẽ biết mình đang lãi hay lỗ, chi phí đang chiếm bao nhiêu, tiền đang nằm ở đâu và khi nào cần nhập thêm hàng. Nếu không quản lý tài chính shop online, shop rất dễ rơi vào tình trạng bán nhiều nhưng không có lợi nhuận, thiếu tiền nhập hàng hoặc không kiểm soát được dòng tiền.

Nếu shop bán hàng online chưa có người phụ trách kế toán, shop có thể sử dụng Dịch vụ kế toán tại Hà Nội để được hỗ trợ theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và lập báo cáo tài chính khi cần. Khi kết hợp giữa quản lý tài chính shop online và dịch vụ kế toán, shop sẽ vừa tập trung bán hàng, vừa đảm bảo sổ sách rõ ràng, số liệu chính xác và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.