Thuê dịch vụ kế toán có cần cung cấp chứng từ không?

Thuê dịch vụ kế toán có cần cung cấp chứng từ không? Doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp hóa đơn và chứng từ kế toán cho đơn vị dịch vụ kế toán để kê khai thuế, làm sổ sách và lập báo cáo tài chính đúng quy định. Nếu không cung cấp chứng từ hoặc cung cấp không đầy đủ, số liệu kế toán có thể không chính xác và doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế.

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp khi thuê dịch vụ kế toán thường nghĩ rằng chỉ cần thuê là đơn vị kế toán sẽ tự làm toàn bộ công việc mà không cần chuẩn bị hồ sơ hay chứng từ. Tuy nhiên, chứng từ kế toán là căn cứ để ghi nhận doanh thu, chi phí và thuế, vì vậy doanh nghiệp cần phối hợp và cung cấp đầy đủ chứng từ cho dịch vụ kế toán để sổ sách và báo cáo thuế được thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Doanh nghiệp cần cung cấp những chứng từ gì cho dịch vụ kế toán

Khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh để đơn vị dịch vụ kế toán thực hiện kê khai thuế, làm sổ sách và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định. Nếu chứng từ được cung cấp đầy đủ và đúng thời gian, công việc kế toán sẽ được thực hiện nhanh chóng, số liệu chính xác và hạn chế các sai sót trong quá trình kê khai thuế.

Các chứng từ kế toán doanh nghiệp thường cần cung cấp cho dịch vụ kế toán gồm:

• Hóa đơn đầu ra (hóa đơn bán hàng, hóa đơn cung cấp dịch vụ)
• Hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng hóa, nguyên vật liệu, chi phí thuê nhà, điện, nước, internet, điện thoại, chi phí vận chuyển…)
• Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty
• Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt (nếu có phát sinh thu chi tiền mặt)
• Bảng lương nhân viên, hợp đồng lao động (nếu có nhân viên)
• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ
• Chứng từ nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước
• Chứng từ liên quan đến bảo hiểm xã hội (nếu có tham gia bảo hiểm)
• Các chứng từ liên quan khác nếu có phát sinh

Ngoài việc cung cấp đầy đủ chứng từ kế toán, doanh nghiệp cũng nên cung cấp chứng từ đúng thời gian theo tháng hoặc theo quý tùy theo quy mô hoạt động và thỏa thuận với dịch vụ kế toán. Việc gửi chứng từ đúng thời gian sẽ giúp đơn vị kế toán kịp thời kê khai thuế, làm sổ sách và lập báo cáo, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, nộp chậm tờ khai thuế hoặc sai sót trong quá trình làm báo cáo tài chính.

>> Xem thêm tại: Hồ Sơ Chứng Từ Thay Thế Hóa Đơn Bao Gồm Những Gì

Nếu không cung cấp chứng từ thì có làm kế toán được không

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi thuê dịch vụ kế toán thường nghĩ rằng chỉ cần trả phí dịch vụ là đơn vị dịch vụ kế toán sẽ tự làm tất cả các công việc liên quan đến sổ sách và thuế. Tuy nhiên, kế toán chỉ có thể làm sổ sách, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính dựa trên chứng từ kế toán mà doanh nghiệp cung cấp. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và các khoản liên quan khác. Nếu không có chứng từ thì kế toán không có cơ sở để hạch toán, không thể ghi nhận chi phí hợp lý và cũng không thể lập báo cáo tài chính chính xác theo quy định.

Nếu doanh nghiệp không cung cấp đủ chứng từ kế toán, nhiều khoản chi phí có thể không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế, dẫn đến số thuế phải nộp tăng lên. Ngoài ra, số liệu trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính có thể không chính xác, gây khó khăn khi doanh nghiệp cần vay vốn ngân hàng, làm việc với đối tác hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.

Vì vậy, khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khi chứng từ đầy đủ và rõ ràng, đơn vị dịch vụ kế toán mới có thể làm sổ sách chính xác, kê khai thuế đúng quy định và giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp cần cung cấp chứng từ cho dịch vụ kế toán khi nào

Khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên cung cấp chứng từ kế toán theo tháng hoặc theo quý tùy theo quy mô hoạt động và số lượng hóa đơn phát sinh. Việc cung cấp chứng từ đúng thời gian sẽ giúp đơn vị kế toán kịp thời kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), lập sổ sách kế toán và theo dõi số liệu cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp gửi chứng từ quá trễ, kế toán có thể không kịp kê khai thuế đúng hạn, dẫn đến việc nộp chậm tờ khai và có thể bị phạt theo quy định.

Thông thường, khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên gửi hóa đơn và chứng từ kế toán vào đầu tháng sau đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, hoặc gửi theo quý đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo quý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên gửi kèm sao kê ngân hàng, bảng lương, hợp đồng và các chứng từ liên quan khác nếu có phát sinh để kế toán hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

Việc gửi chứng từ kế toán đúng thời gian không chỉ giúp dịch vụ kế toán làm báo cáo đúng hạn mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi được doanh thu, chi phí, lợi nhuận và tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Khi chứng từ được cung cấp đầy đủ và đúng thời gian, sổ sách kế toán sẽ rõ ràng, số liệu chính xác và doanh nghiệp cũng sẽ hạn chế được nhiều rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

>> Xem thêm tại: Cách Quản Lý Chứng Từ Điện Tử Hàng Ngày Hiệu Quả

Dịch vụ kế toán có nhắc doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ không

Khi thuê dịch vụ kế toán, nhiều doanh nghiệp lo lắng rằng mình không biết cần chuẩn bị những chứng từ kế toán gì và sợ thiếu chứng từ khi làm báo cáo thuế. Tuy nhiên, khi làm việc với dịch vụ kế toán, thông thường đơn vị kế toán sẽ chủ động nhắc doanh nghiệp chuẩn bị hóa đơn và chứng từ theo tháng hoặc theo quý để đảm bảo công việc kế toán được thực hiện đúng thời hạn. Việc nhắc chứng từ thường được thực hiện qua email, tin nhắn hoặc gọi điện để doanh nghiệp không quên thời gian gửi chứng từ.

Thông thường, dịch vụ kế toán sẽ thông báo cho doanh nghiệp các loại chứng từ kế toán cần chuẩn bị như hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, sao kê ngân hàng, bảng lương, hợp đồng kinh tế và các chứng từ liên quan khác nếu có phát sinh. Ngoài ra, đơn vị kế toán cũng sẽ nhắc thời hạn gửi chứng từ để kịp kê khai thuế, lập sổ sách và làm báo cáo theo quy định. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, nộp chậm tờ khai thuế hoặc sai sót trong quá trình làm kế toán.

Vì vậy, khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp không cần quá lo lắng vì đơn vị kế toán sẽ hướng dẫn và nhắc chuẩn bị chứng từ kế toán trong suốt quá trình làm việc. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ cẩn thận và gửi cho dịch vụ kế toán đúng thời gian theo hướng dẫn là có thể đảm bảo sổ sách kế toán và báo cáo thuế được thực hiện đầy đủ, đúng quy định và hạn chế rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và dịch vụ kế toán

Khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ kế toán sẽ có trách nhiệm khác nhau trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh như hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, sao kê ngân hàng, bảng lương, hợp đồng và các chứng từ liên quan khác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp chứng từ đúng thời gian theo thỏa thuận để đơn vị kế toán kịp thời kê khai thuế và làm sổ sách theo quy định.

Về phía dịch vụ kế toán, đơn vị kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý, lập sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp. Ngoài ra, đơn vị kế toán còn có trách nhiệm nhắc doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ, thông báo thời hạn nộp tờ khai thuế và hỗ trợ doanh nghiệp khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Khi doanh nghiệp và dịch vụ kế toán phối hợp tốt với nhau, sổ sách kế toán sẽ rõ ràng, số liệu chính xác và báo cáo thuế được nộp đúng thời hạn. Vì vậy, khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp không nên giao toàn bộ công việc cho kế toán mà cần phối hợp, cung cấp chứng từ kế toán đầy đủ và đúng thời gian để công việc kế toán được thực hiện thuận lợi và đúng quy định.

>> Xem thêm tại: Vì Sao Kế Toán Phải Kiểm Tra Chứng Từ Hàng Ngày?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ đầy đủ khi thuê dịch vụ kế toán

Việc chuẩn bị và cung cấp chứng từ kế toán đầy đủ khi thuê dịch vụ kế toán là rất quan trọng vì chứng từ là căn cứ để lập sổ sách và báo cáo tài chính. Nếu chứng từ đầy đủ và rõ ràng, công việc kế toán sẽ được thực hiện nhanh chóng, số liệu chính xác và doanh nghiệp cũng yên tâm hơn khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp mới thành lập thường tìm đến Dịch vụ kế toán tại Hà Nội để được hỗ trợ làm sổ sách, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để công việc kế toán được thực hiện chính xác và đúng quy định, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị và cung cấp chứng từ kế toán đầy đủ cho đơn vị dịch vụ kế toán trong quá trình làm việc. Khi phối hợp tốt với dịch vụ kế toán, doanh nghiệp sẽ hạn chế rủi ro về thuế, sổ sách rõ ràng và yên tâm hơn trong quá trình hoạt động.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.