Doanh Nghiệp Nên Ưu Tiên Công Việc Theo Nguyên Tắc Nào?

Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ kinh nghiệm hành nghề kế toán – thuế và thực tế đồng hành cùng doanh nghiệp tại Việt Nam, chỉ mang tính tham khảo — anh chị nên hỏi tư vấn cụ thể trước khi áp dụng.

Trong doanh nghiệp luôn có nhiều việc phải làm hơn thời gian và nguồn lực cho phép. Vì vậy, việc ưu tiên đúng — chọn làm gì trước, gác lại gì — quyết định hiệu quả của cả doanh nghiệp. Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp bận rộn cả ngày nhưng những việc quan trọng vẫn không được làm, vì thiếu nguyên tắc ưu tiên.

Em hiểu rằng khi mọi việc đều có vẻ cấp bách, việc chọn ưu tiên rất khó. Nhưng có những nguyên tắc giúp anh chị phân biệt việc quan trọng với việc chỉ có vẻ gấp, và tập trung nguồn lực vào những gì thực sự tạo giá trị. Nắm được những nguyên tắc này giúp anh chị và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Bài này em chia sẻ Doanh Nghiệp Nên Ưu Tiên Công Việc Theo Nguyên Tắc Nào? Anh chị đọc khoảng 12 phút.

Doanh nghiệp nên ưu tiên công việc theo những nguyên tắc: một, phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gấp — việc quan trọng góp phần vào mục tiêu, việc gấp chỉ đòi hỏi xử lý ngay; hai, ưu tiên những việc góp phần lớn nhất vào mục tiêu chung; ba, ưu tiên những việc mang lại tác động lớn với công sức hợp lý; bốn, ưu tiên những việc chỉ mình làm được (với người chủ) và giao những việc khác; năm, dám nói không hoặc gác lại những việc không quan trọng; và sáu, xem lại ưu tiên định kỳ vì tình hình thay đổi. Nguyên tắc cốt lõi là ưu tiên dựa trên đóng góp vào mục tiêu và tác động, không dựa trên mức độ gấp hay tiếng ồn — nhiều việc gấp thực ra không quan trọng, và nhiều việc quan trọng lại không gấp nên dễ bị bỏ quên.

Vì Sao Ưu Tiên Đúng Quan Trọng?

Vì luôn có nhiều việc hơn thời gian và nguồn lực cho phép, nên việc chọn làm gì trước quyết định kết quả. Khi ưu tiên đúng, nguồn lực dồn vào những việc tạo giá trị lớn nhất và doanh nghiệp tiến nhanh. Khi ưu tiên sai — chạy theo việc gấp mà bỏ việc quan trọng — anh chị bận rộn cả ngày nhưng những gì thực sự quan trọng không được làm, và doanh nghiệp giậm chân tại chỗ dù mọi người đều mệt.

Thực tế là trong doanh nghiệp luôn có nhiều việc hơn khả năng làm. Vì vậy, việc chọn làm gì và không làm gì là điều quyết định — không phải làm được bao nhiêu việc, mà làm đúng những việc nào.

Khi ưu tiên sai, hậu quả rất tai hại: anh chị và đội ngũ bận rộn cả ngày, mệt mỏi, nhưng những việc thực sự quan trọng không được làm và doanh nghiệp không tiến. Đây là tình trạng phổ biến — bận rộn nhưng không hiệu quả. Ngược lại, khi ưu tiên đúng, nguồn lực dồn vào những gì tạo giá trị lớn nhất và doanh nghiệp tiến nhanh, gắn với việc cả đội cùng hướng về mục tiêu như em đã chia sẻ về đội ngũ cùng hướng một mục tiêu.

Nguyên Tắc 1: Phân Biệt Quan Trọng Và Gấp

Nguyên tắc nền tảng nhất là phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gấp. Việc quan trọng là việc góp phần vào mục tiêu và tạo giá trị; việc gấp là việc đòi hỏi xử lý ngay nhưng chưa chắc quan trọng.

Sai lầm phổ biến là chạy theo việc gấp mà bỏ việc quan trọng. Việc gấp có tiếng ồn — nó đòi hỏi sự chú ý ngay, nên dễ chiếm hết thời gian. Việc quan trọng thường im lặng — nó không kêu gào, nên dễ bị gác lại mãi.

Kết quả là nhiều anh chị dành cả ngày xử lý việc gấp mà không bao giờ có thời gian cho những việc quan trọng như xây dựng hệ thống, phát triển con người, hay hoạch định chiến lược. Vì vậy, anh chị nên chủ động dành thời gian cho việc quan trọng, không để việc gấp chiếm hết. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong việc ưu tiên.

Nguyên Tắc 2: Ưu Tiên Việc Góp Phần Vào Mục Tiêu

Anh chị nên ưu tiên những việc góp phần lớn nhất vào mục tiêu chung. Đây là cách xác định việc nào thực sự quan trọng — bằng cách nhìn vào đóng góp của nó cho đích mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Khi có mục tiêu rõ ràng, việc ưu tiên trở nên dễ hơn nhiều — anh chị chỉ cần hỏi việc này góp phần vào mục tiêu ra sao. Những việc góp phần nhiều được ưu tiên; những việc không góp phần gì có thể gác lại hoặc bỏ.

Ngược lại, khi không có mục tiêu rõ, việc ưu tiên trở nên tùy tiện — anh chị không có cơ sở để so sánh việc nào quan trọng hơn. Đây là lý do việc có mục tiêu rõ ràng, như em đã chia sẻ, là nền tảng cho việc ưu tiên đúng. Mục tiêu là la bàn giúp anh chị chọn hướng đi.

Nguyên Tắc 3: Ưu Tiên Việc Tác Động Lớn, Công Sức Hợp Lý

Một nguyên tắc thực dụng là ưu tiên những việc mang lại tác động lớn với công sức hợp lý. Không phải mọi việc đều có tỷ lệ tác động trên công sức như nhau — một số việc tốn ít công nhưng tác động lớn, số khác tốn nhiều công mà tác động nhỏ.

Anh chị nên tìm và ưu tiên những việc có tác động lớn nhưng không quá tốn công — đây là những cơ hội tốt nhất để tạo giá trị nhanh. Ngược lại, những việc tốn nhiều công mà tác động nhỏ nên được gác lại hoặc bỏ.

Với doanh nghiệp nhỏ nguồn lực hạn chế, nguyên tắc này đặc biệt quan trọng — anh chị cần tận dụng tối đa nguồn lực có hạn. Việc tìm và làm những việc tác động lớn trước giúp anh chị tạo kết quả nhanh với nguồn lực ít, thay vì dàn trải vào những việc tốn công mà ít giá trị.

Nguyên Tắc 4: Người Chủ Ưu Tiên Việc Chỉ Mình Làm Được

Với người chủ, có một nguyên tắc quan trọng: ưu tiên những việc chỉ mình làm được, và giao những việc khác. Người chủ có những vai trò mà không ai thay thế được — lãnh đạo, định hướng chiến lược, quyết định quan trọng, xây dựng quan hệ then chốt.

Khi người chủ dành thời gian cho những việc mà người khác có thể làm, anh chị lãng phí nguồn lực quý nhất của doanh nghiệp và bỏ bê những việc chỉ mình làm được. Đây là một dạng ưu tiên sai rất tốn kém.

Vì vậy, anh chị nên thường xuyên tự hỏi: việc này có nhất thiết phải mình làm không, hay có thể giao cho người khác hoặc thuê ngoài? Khi anh chị giao được những việc người khác làm được — như khâu kế toán — anh chị giải phóng thời gian cho những việc chỉ mình làm được, và đó là lúc anh chị tạo giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Nguyên Tắc 5: Dám Nói Không Và Gác Lại

Ưu tiên không chỉ là chọn làm gì, mà còn là dám không làm những gì không quan trọng. Nếu anh chị cố làm mọi thứ, anh chị không thực sự ưu tiên — và kết quả là dàn mỏng, không việc gì được làm tốt.

Việc nói không hoặc gác lại những việc không quan trọng là kỹ năng khó nhưng cần thiết. Nó đòi hỏi anh chị chấp nhận rằng không thể làm hết mọi thứ, và chọn tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Điều này cũng áp dụng với những cơ hội và yêu cầu mới — không phải mọi cơ hội đều đáng theo đuổi, và việc nói không với những cơ hội không phù hợp giúp anh chị giữ được sự tập trung. Khi anh chị dám nói không, anh chị bảo vệ được nguồn lực và sự tập trung cho những việc thực sự quan trọng.

Nguyên Tắc 6: Xem Lại Ưu Tiên Định Kỳ

Ưu tiên không cố định mãi — tình hình thay đổi, mục tiêu thay đổi, và những gì quan trọng cũng thay đổi. Vì vậy, anh chị nên xem lại ưu tiên định kỳ để đảm bảo mình đang tập trung đúng chỗ.

Việc xem lại giúp anh chị nhận ra những việc từng quan trọng nay không còn, và những việc mới nổi lên cần được ưu tiên. Nếu không xem lại, anh chị có thể tiếp tục dồn sức vào những việc không còn quan trọng theo quán tính.

Việc xem lại ưu tiên có thể diễn ra trong các buổi họp định kỳ, gắn với việc theo dõi tiến độ và mục tiêu, như em đã chia sẻ về cuộc họp ngắn gọn hiệu quả và KPI và OKR khác nhau. Khi anh chị định kỳ nhìn lại và điều chỉnh ưu tiên, anh chị đảm bảo nguồn lực luôn được dồn vào những gì quan trọng nhất ở thời điểm hiện tại.

Những Sai Lầm Khi Ưu Tiên Công Việc

Những sai lầm khi ưu tiên công việc gồm:

• Chạy theo việc gấp. Để việc gấp chiếm hết thời gian, bỏ quên việc quan trọng.
• Cố làm mọi thứ. Không dám gác lại, dẫn đến dàn mỏng và không việc gì làm tốt.
• Người chủ làm việc người khác làm được. Lãng phí nguồn lực quý nhất, bỏ bê việc chỉ mình làm được.
• Không xem lại ưu tiên. Tiếp tục dồn sức vào việc không còn quan trọng theo quán tính.

Tránh những sai lầm này giúp anh chị ưu tiên đúng và làm việc hiệu quả hơn.

Câu Chuyện Một Người Chủ Thay Đổi Cách Ưu Tiên

Em kể một trường hợp tiêu biểu, xin phép không nêu tên. Một anh chủ doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội luôn bận rộn từ sáng đến tối, xử lý hết việc này đến việc khác. Nhưng anh nhận ra dù bận rộn, doanh nghiệp không tiến — những việc quan trọng như xây dựng hệ thống và phát triển con người không bao giờ được làm.

Anh nhìn lại và thấy mình dành cả ngày cho việc gấp và những việc người khác có thể làm. Anh thay đổi: phân biệt rõ việc quan trọng với việc gấp, chủ động dành thời gian cho việc quan trọng, giao những việc người khác làm được — gồm cả khâu kế toán, và dám gác lại những việc không quan trọng.

Kết quả là anh có thời gian cho những việc thực sự quan trọng, và doanh nghiệp bắt đầu tiến. Anh chia sẻ rằng anh không làm nhiều việc hơn, mà làm đúng việc hơn — và đó là điều tạo khác biệt. Bài học là bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả; điều quan trọng là ưu tiên đúng và dồn sức vào những gì thực sự tạo giá trị.

Ưu Tiên Là Chọn Lựa, Không Phải Làm Hết

Anh chị nên nhớ rằng ưu tiên bản chất là chọn lựa — chọn làm gì và chấp nhận không làm gì. Nếu anh chị cố làm hết mọi thứ, anh chị không thực sự ưu tiên, và kết quả là dàn mỏng.

Việc chấp nhận không thể làm hết là điều khó nhưng cần thiết. Khi anh chị chấp nhận điều này, anh chị mới thực sự chọn được những gì quan trọng nhất và dồn sức vào đó. Đây là lúc nguồn lực có hạn của anh chị tạo ra tác động lớn nhất.

Vì vậy, thay vì cố làm nhiều hơn, anh chị nên tập trung làm đúng hơn — chọn những việc quan trọng nhất, dồn sức vào đó, và dám gác lại phần còn lại. Khi anh chị và cả đội cùng ưu tiên đúng và tập trung vào những gì tạo giá trị lớn nhất, doanh nghiệp tiến nhanh hơn nhiều so với việc mọi người bận rộn với đủ thứ mà không đâu vào đâu.

Giúp Cả Đội Cùng Biết Ưu Tiên

Việc ưu tiên không chỉ là chuyện của người chủ mà cần được cả đội hiểu và áp dụng. Nếu chỉ anh chị biết ưu tiên còn đội ngũ không, mọi người vẫn chạy theo việc gấp và những việc quan trọng vẫn bị bỏ quên ở cấp thực thi.

Vì vậy, anh chị nên truyền đạt rõ cho đội ngũ về ưu tiên — điều gì quan trọng nhất trong giai đoạn này, và họ nên tập trung vào đâu. Khi mọi người hiểu ưu tiên chung, họ tự biết chọn việc và không bị cuốn theo những thứ ít giá trị.

Anh chị cũng nên làm gương về việc ưu tiên — nếu anh chị nói việc A quan trọng nhưng lại dành cả ngày cho việc B, đội ngũ sẽ nhìn vào hành động chứ không phải lời nói. Khi cả đội cùng hiểu và sống theo cùng một bộ ưu tiên, doanh nghiệp dồn được toàn bộ nguồn lực vào những gì thực sự quan trọng, và đó là lúc sức mạnh tập thể được phát huy tối đa.

Trường Thành — Nhận Việc Để Anh Chị Ưu Tiên Đúng

Khâu kế toán là việc anh chị hoàn toàn có thể giao đi để dồn sức cho những việc chỉ mình làm được — Trường Thành nhận việc này suốt 20 năm cho hơn 8.000 doanh nghiệp.

Với dịch vụ kế toán tại Hà Nội, Trường Thành đảm nhận toàn bộ khâu kế toán – thuế, giúp anh chị bỏ được một mảng việc lớn khỏi danh sách ưu tiên và dồn thời gian cho việc lãnh đạo, chiến lược. Là một công ty kế toán thuế tại Hà Nội giàu kinh nghiệm hỗ trợ 7 ngày/tuần, Trường Thành giúp anh chị tập trung vào những việc chỉ mình làm được.

Trường Thành không báo giá cứng; chi phí tính theo khối lượng công việc thực tế và anh chị được tư vấn miễn phí trước khi ký. Giao khâu kế toán cho Trường Thành là một quyết định ưu tiên khôn ngoan.

3 Điều Cần Nhớ Về Ưu Tiên Công Việc

Em mong anh chị giữ lại ba điều. Một, các nguyên tắc ưu tiên gồm: phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gấp, ưu tiên việc góp phần vào mục tiêu, ưu tiên việc tác động lớn với công sức hợp lý, người chủ ưu tiên việc chỉ mình làm được, dám nói không và gác lại, và xem lại ưu tiên định kỳ. Hai, nhiều việc gấp thực ra không quan trọng, và nhiều việc quan trọng lại không gấp nên dễ bị bỏ quên — nên cần chủ động dành thời gian cho việc quan trọng. Ba, ưu tiên là chọn lựa, không phải làm hết — bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả.

Để bỏ được một mảng việc lớn khỏi danh sách ưu tiên, anh chị có thể giao khâu kế toán cho Trường Thành và được tư vấn miễn phí trước khi quyết định.

Hotline / Zalo: 0989 724 056 (hỗ trợ 7 ngày/tuần)

20 năm kinh nghiệm — Hơn 8.000 doanh nghiệp tin tưởng — Hỗ trợ 7 ngày/tuần — Hotline/Zalo 0989 724 056

Lưu ý: nội dung trong bài mang tính tham khảo, đúc kết từ thực tế hành nghề. Các quy định về thuế – kế toán có thể thay đổi theo thời điểm, anh chị nên hỏi tư vấn cập nhật trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình.

Q: Doanh nghiệp nên ưu tiên công việc theo nguyên tắc nào?
A: Nên: phân biệt việc quan trọng với việc chỉ gấp; ưu tiên những việc góp phần lớn nhất vào mục tiêu chung; ưu tiên việc mang lại tác động lớn với công sức hợp lý; người chủ ưu tiên việc chỉ mình làm được và giao việc khác; dám nói không hoặc gác lại việc không quan trọng; và xem lại ưu tiên định kỳ. Ưu tiên dựa trên đóng góp vào mục tiêu và tác động, không dựa trên mức độ gấp.
—
Q: Việc quan trọng và việc gấp khác nhau thế nào?
A: Việc quan trọng góp phần vào mục tiêu và tạo giá trị; việc gấp đòi hỏi xử lý ngay nhưng chưa chắc quan trọng. Sai lầm phổ biến là chạy theo việc gấp mà bỏ việc quan trọng — vì việc gấp có tiếng ồn, đòi hỏi chú ý ngay, còn việc quan trọng thường im lặng nên dễ bị gác lại mãi. Nên chủ động dành thời gian cho việc quan trọng.
—
Q: Người chủ doanh nghiệp nên ưu tiên việc gì?
A: Nên ưu tiên những việc chỉ mình làm được — lãnh đạo, định hướng chiến lược, quyết định quan trọng, xây dựng quan hệ then chốt — và giao những việc người khác có thể làm. Khi người chủ dành thời gian cho việc người khác làm được, đó là lãng phí nguồn lực quý nhất và bỏ bê những việc chỉ mình làm được.
—
Q: Vì sao cần dám nói không khi ưu tiên?
A: Vì ưu tiên không chỉ là chọn làm gì mà còn là dám không làm những gì không quan trọng. Nếu cố làm mọi thứ thì không thực sự ưu tiên — kết quả là dàn mỏng, không việc gì được làm tốt. Việc nói không đòi hỏi chấp nhận không thể làm hết, và chính điều đó giúp bảo vệ nguồn lực cho những việc quan trọng nhất.
—
Q: Trường Thành hỗ trợ gì cho việc này?
A: Khâu kế toán là việc anh chị hoàn toàn có thể giao đi để dồn sức cho những việc chỉ mình làm được. Trường Thành đảm nhận trọn khâu kế toán – thuế suốt 20 năm cho hơn 8.000 doanh nghiệp, giúp anh chị bỏ một mảng việc lớn khỏi danh sách ưu tiên. Chi phí theo khối lượng thực tế, tư vấn miễn phí trước khi ký. Hotline/Zalo 0989 724 056.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.