Xây Dựng Thói Quen Làm Việc Hiệu Quả Cho Cả Tổ Chức

Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ kinh nghiệm hành nghề kế toán – thuế và thực tế đồng hành cùng doanh nghiệp tại Việt Nam, chỉ mang tính tham khảo — anh chị nên hỏi tư vấn cụ thể trước khi áp dụng.

Mọi phương pháp quản trị đều chỉ phát huy khi trở thành thói quen của cả tổ chức. Một quy trình hay nhưng không ai theo, một nguyên tắc đúng nhưng chỉ áp dụng khi nhớ ra — đều không tạo giá trị. Thói quen làm việc hiệu quả là thứ biến những cách làm tốt thành cách vận hành tự nhiên hàng ngày của doanh nghiệp.

Em hiểu rằng nhiều anh chị đã thử áp dụng nhiều phương pháp quản trị nhưng chúng không bền — làm được vài tuần rồi đâu lại vào đấy. Vấn đề thường không phải phương pháp sai, mà là nó chưa thành thói quen. Hiểu cách xây dựng thói quen cho tổ chức giúp những cải thiện của anh chị bền vững.

Bài này em chia sẻ cách Xây Dựng Thói Quen Làm Việc Hiệu Quả Cho Cả Tổ Chức Anh chị đọc khoảng 12 phút.

Để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả cho cả tổ chức, anh chị nên: một, bắt đầu từ một vài thói quen quan trọng nhất thay vì thay đổi mọi thứ cùng lúc; hai, làm cho thói quen dễ thực hiện — đơn giản, rõ ràng, ít trở ngại; ba, người chủ và quản lý làm gương nhất quán; bốn, gắn thói quen mới vào nhịp công việc sẵn có để nó tự nhiên; năm, ghi nhận và củng cố khi mọi người làm đúng; và sáu, kiên trì đủ lâu để thói quen ăn sâu, vì thay đổi cần thời gian. Nguyên tắc là thói quen tổ chức được xây bằng sự lặp lại nhất quán, không phải bằng thông báo hay quy định — khi một cách làm được lặp đủ lâu với sự làm gương và củng cố, nó trở thành cách vận hành tự nhiên mà không ai phải nhắc.

Vì Sao Thói Quen Quan Trọng Hơn Phương Pháp?

Vì phương pháp dù hay đến đâu cũng vô nghĩa nếu không được thực hiện đều đặn. Một quy trình tốt nhưng không ai theo, một nguyên tắc đúng nhưng chỉ áp dụng khi nhớ ra, đều không tạo giá trị. Thói quen là thứ biến phương pháp từ lý thuyết thành thực tế — khi một cách làm tốt trở thành thói quen, nó được thực hiện tự nhiên mỗi ngày mà không cần ai nhắc, và đó là lúc nó thực sự mang lại kết quả.

Nhiều anh chị đã học và thử áp dụng nhiều phương pháp quản trị hay, nhưng chúng không bền — làm được một thời gian rồi mọi thứ trở lại như cũ. Vấn đề không phải phương pháp sai, mà là nó chưa trở thành thói quen.

Một phương pháp chỉ tạo giá trị khi được thực hiện đều đặn. Và thứ đảm bảo sự đều đặn không phải là ý chí hay sự nhắc nhở, mà là thói quen — khi một cách làm đã ăn sâu, nó diễn ra tự nhiên mà không cần nỗ lực nhớ. Đây là lý do việc xây dựng thói quen quan trọng hơn việc biết thêm phương pháp mới.

Bước 1: Bắt Đầu Từ Một Vài Thói Quen Quan Trọng

Sai lầm phổ biến là cố thay đổi mọi thứ cùng lúc — áp dụng cả loạt phương pháp mới. Kết quả là quá tải, không thứ gì được duy trì, và cuối cùng mọi thứ trở lại như cũ.

Anh chị nên chọn một vài thói quen quan trọng nhất và tập trung xây chúng trước. Khi những thói quen đầu tiên đã ăn sâu, anh chị mới thêm thói quen tiếp theo. Cách tiếp cận tuần tự này chậm hơn nhưng bền vững hơn nhiều.

Việc chọn đúng vài thói quen để bắt đầu cũng quan trọng — nên chọn những thói quen có tác động lớn nhất đến hiệu quả. Ví dụ, thói quen họp ngắn có mục đích, thói quen làm rõ trách nhiệm khi giao việc, hay thói quen ghi nhận đóng góp. Một vài thói quen tốt được duy trì tạo giá trị hơn nhiều so với hàng chục phương pháp thử rồi bỏ.

Bước 2: Làm Cho Thói Quen Dễ Thực Hiện

Một thói quen càng dễ thực hiện càng dễ hình thành. Nếu một cách làm phức tạp, tốn công, hoặc nhiều trở ngại, mọi người sẽ bỏ ngay khi bận hoặc mệt.

Vì vậy, anh chị nên đơn giản hóa tối đa — làm cho cách làm mới đơn giản, rõ ràng, và ít trở ngại nhất có thể. Ví dụ, nếu muốn mọi người cập nhật tiến độ, hãy làm cho việc cập nhật chỉ mất một phút thay vì phải điền một biểu mẫu dài.

Sự đơn giản này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu khi thói quen chưa hình thành và mọi người còn phải cố gắng nhớ. Khi đã thành thói quen, họ có thể làm những việc phức tạp hơn. Nhưng để bắt đầu, càng đơn giản càng tốt — và đây là lý do những thói quen phức tạp hiếm khi bám trụ được.

Bước 3: Người Chủ Và Quản Lý Làm Gương

Thói quen tổ chức được định hình mạnh nhất bởi hành vi của người chủ và quản lý. Nếu anh chị yêu cầu một cách làm nhưng bản thân không theo, không ai theo cả — nhân viên nhìn vào hành động, không phải lời nói.

Ngược lại, khi anh chị nhất quán thực hiện một cách làm, nó dần trở thành chuẩn mực mà mọi người noi theo. Sự làm gương của người lãnh đạo có sức mạnh lớn hơn nhiều so với bất kỳ quy định hay thông báo nào.

Điều này cũng đúng với đội ngũ quản lý — nếu quản lý không theo, đội của họ cũng không theo. Vì vậy, anh chị cần đảm bảo cả tầng quản lý cùng làm gương. Khi lãnh đạo các cấp nhất quán trong hành vi, thói quen lan tỏa xuống toàn tổ chức một cách tự nhiên.

Bước 4: Gắn Vào Nhịp Công Việc Sẵn Có

Một cách hiệu quả để thói quen mới bám trụ là gắn nó vào nhịp công việc sẵn có, thay vì tạo ra một hoạt động riêng biệt phải nhớ.

Ví dụ, thay vì yêu cầu mọi người cập nhật tiến độ vào một lúc nào đó, anh chị gắn việc cập nhật vào cuộc họp ngắn đầu tuần đã có sẵn. Thay vì tạo một buổi riêng để ghi nhận, anh chị ghi nhận ngay trong những cuộc họp thường kỳ.

Khi thói quen mới gắn vào nhịp sẵn có, nó tự nhiên diễn ra mà không cần ai nhớ — vì nhịp đó vốn đã tồn tại. Đây là cách giảm ma sát và tăng khả năng thói quen được duy trì. Ngược lại, những hoạt động riêng lẻ phải nhớ thường bị bỏ quên khi mọi người bận.

Bước 5: Ghi Nhận Và Củng Cố

Khi mọi người thực hiện đúng thói quen mới, anh chị nên ghi nhận và củng cố. Việc ghi nhận cho thấy cách làm đó được coi trọng và khuyến khích lặp lại.

Ngược lại, nếu ai làm đúng cũng như ai không làm, thói quen mới sẽ không hình thành — vì không có lý do gì để cố gắng. Sự ghi nhận, dù đơn giản, tạo động lực duy trì trong giai đoạn thói quen chưa ăn sâu.

Việc ghi nhận cũng nên nhất quán và gắn với hệ thống đánh giá, như em đã chia sẻ về đánh giá hiệu suất nhân viên công bằng — khi những hành vi phù hợp được nhìn nhận trong đánh giá, mọi người hiểu rằng chúng thực sự quan trọng, không chỉ là lời nói. Sự nhất quán giữa những gì được nói và những gì được ghi nhận là điều quyết định thói quen có hình thành hay không.

Bước 6: Kiên Trì Đủ Lâu

Thói quen cần thời gian để ăn sâu. Nhiều nỗ lực thất bại vì bỏ cuộc quá sớm — làm được vài tuần, chưa thấy kết quả rõ, rồi buông. Nhưng thói quen chưa kịp hình thành thì mọi thứ trở lại như cũ.

Anh chị nên kiên trì đủ lâu để cách làm mới trở thành tự nhiên. Giai đoạn đầu luôn khó vì mọi người phải cố nhớ và cố làm; nhưng qua thời gian, nó dần trở nên tự nhiên và không cần nỗ lực. Đó là lúc thói quen đã hình thành.

Sự kiên trì này đòi hỏi người chủ giữ vững — tiếp tục làm gương, tiếp tục nhắc và củng cố, kể cả khi thấy chậm. Nhiều thay đổi thất bại không phải vì sai phương pháp mà vì thiếu kiên trì qua giai đoạn khó ban đầu. Khi anh chị kiên trì qua được giai đoạn đó, thói quen ăn sâu và tự vận hành, mang lại giá trị lâu dài mà không cần nỗ lực nữa.

Những Sai Lầm Khi Xây Thói Quen Tổ Chức

Những sai lầm khi xây dựng thói quen cho tổ chức gồm:

• Thay đổi mọi thứ cùng lúc. Quá tải, không thói quen nào được duy trì.
• Người chủ không làm gương. Yêu cầu một đằng làm một nẻo, không ai theo.
• Làm cho phức tạp. Cách làm rườm rà nên bị bỏ ngay khi bận.
• Bỏ cuộc sớm. Buông khi thói quen chưa kịp hình thành, mọi thứ trở lại như cũ.

Tránh những sai lầm này giúp thói quen tốt của anh chị bám trụ được.

Câu Chuyện Một Doanh Nghiệp Xây Được Thói Quen

Em kể một trường hợp tiêu biểu, xin phép không nêu tên. Một anh chủ doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội đã thử áp dụng nhiều phương pháp quản trị hay — nhưng cái nào cũng chỉ được vài tuần rồi đâu lại vào đấy. Anh nản và nghĩ đội ngũ mình không chịu thay đổi.

Anh nhận ra vấn đề là anh cố thay đổi quá nhiều cùng lúc và không kiên trì đủ. Anh làm lại: chọn đúng hai thói quen quan trọng nhất, làm cho chúng thật đơn giản, tự mình làm gương nhất quán mỗi ngày, gắn chúng vào cuộc họp đầu tuần đã có sẵn, ghi nhận khi mọi người làm đúng, và kiên trì suốt vài tháng dù ban đầu chậm.

Sau vài tháng, hai thói quen đó ăn sâu — mọi người làm tự nhiên không cần nhắc. Anh mới thêm thói quen thứ ba. Qua một năm, doanh nghiệp có được vài thói quen tốt vận hành tự động. Anh chia sẻ rằng bài học là ít mà bền hơn nhiều mà bỏ dở — và điều quyết định không phải phương pháp hay, mà là sự kiên trì và làm gương.

Thói Quen Là Thứ Còn Lại Khi Không Ai Nhắc

Anh chị nên nhớ rằng thói quen là thứ còn lại khi không ai nhắc nhở. Một cách làm chỉ diễn ra khi anh chị đứng đó giám sát thì chưa phải thói quen — nó chỉ là sự tuân thủ tạm thời.

Mục tiêu của việc xây thói quen là để doanh nghiệp vận hành đúng cách một cách tự nhiên, kể cả khi anh chị không có mặt. Đây chính là điều làm nên một doanh nghiệp có hệ thống — nó vận hành tốt nhờ những thói quen đã ăn sâu, không nhờ sự giám sát liên tục của người chủ.

Và đây cũng là điểm kết nối tất cả những gì em đã chia sẻ trong hành trình dài này. Mọi phương pháp — từ quản lý công việc không chồng chéo như em đã chia sẻ về quản lý công việc theo nhóm không chồng chéo, đến duy trì năng suất khi phát triển như em đã chia sẻ về duy trì năng suất khi khối lượng tăng — đều chỉ phát huy khi trở thành thói quen của tổ chức. Kiến thức không tạo ra kết quả; thói quen mới tạo ra kết quả. Vì vậy, sau khi học được điều gì hay, việc quan trọng nhất anh chị cần làm là biến nó thành thói quen — kiên trì, đơn giản, làm gương, và đủ lâu.

Thói Quen Xấu Cũng Cần Được Loại Bỏ

Bên cạnh việc xây thói quen tốt, anh chị cũng nên chú ý loại bỏ những thói quen xấu đang tồn tại. Nhiều doanh nghiệp có những thói quen kém hiệu quả đã ăn sâu — họp lan man, làm việc đến phút cuối, đổ lỗi khi có vấn đề — và chúng cản trở mọi nỗ lực cải thiện.

Việc loại bỏ thói quen xấu khó hơn xây thói quen mới, vì chúng đã ăn sâu và diễn ra tự động. Cách hiệu quả thường là thay thế — thay vì chỉ bảo mọi người đừng làm điều gì đó, anh chị đưa ra một cách làm khác tốt hơn để thay thế vào chỗ đó.

Ví dụ, thay vì chỉ nói “đừng họp lan man”, anh chị đưa ra cách họp mới có mục đích rõ và kết thúc bằng phân công. Khi có cách làm mới thay thế, thói quen cũ dần bị đẩy ra. Việc nhận diện và thay thế những thói quen xấu quan trọng không kém việc xây thói quen tốt, vì chúng thường chính là thứ đang kìm hãm hiệu quả của doanh nghiệp anh chị.

Thói Quen Tạo Nên Văn Hóa

Điều sâu xa nhất là thói quen chính là thứ tạo nên văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa không nằm ở khẩu hiệu mà ở những gì mọi người thực sự làm hàng ngày — và những gì làm hàng ngày chính là thói quen.

Vì vậy, khi anh chị xây được những thói quen tốt — làm việc có trách nhiệm, giao tiếp rõ ràng, ghi nhận lẫn nhau, cải thiện liên tục — anh chị đang xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo cách thực chất nhất. Ngược lại, mọi tuyên bố về giá trị đều vô nghĩa nếu thói quen hàng ngày đi ngược lại.

Đây là lý do việc xây dựng thói quen là công việc quan trọng và lâu dài của người lãnh đạo. Nó không cho kết quả ngay như một quyết định kinh doanh, nhưng nó định hình cách doanh nghiệp vận hành trong nhiều năm. Khi anh chị kiên trì xây những thói quen tốt, anh chị đang xây một nền tảng vô hình nhưng vững chắc — thứ giúp doanh nghiệp vận hành tốt và phát triển bền vững, kể cả khi anh chị không còn phải để mắt đến từng việc.

Trường Thành — Thói Quen Làm Đúng Suốt 20 Năm

Trường Thành xây dựng được thói quen làm việc cẩn thận và đúng hạn qua 20 năm, phục vụ hơn 8.000 doanh nghiệp một cách ổn định.

Với dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội, Trường Thành đồng hành cùng anh chị từ khởi đầu với những thói quen làm việc bài bản. Với dịch vụ kê khai thuế tại Hà Nội, Trường Thành duy trì thói quen làm đều, đúng hạn, cẩn thận — điều đã ăn sâu qua 20 năm và là lý do khách hàng yên tâm giao khâu kế toán.

Trường Thành không báo giá cứng; chi phí tính theo khối lượng công việc thực tế và anh chị được tư vấn miễn phí trước khi ký. Giao khâu kế toán cho Trường Thành là chọn một đối tác có thói quen làm đúng.

3 Điều Cần Nhớ Về Xây Dựng Thói Quen

Em mong anh chị giữ lại ba điều. Một, để xây thói quen làm việc hiệu quả cho tổ chức, cần: bắt đầu từ một vài thói quen quan trọng nhất, làm cho chúng dễ thực hiện, người chủ và quản lý làm gương nhất quán, gắn vào nhịp công việc sẵn có, ghi nhận và củng cố, và kiên trì đủ lâu. Hai, thói quen quan trọng hơn phương pháp — phương pháp hay đến đâu cũng vô nghĩa nếu không được thực hiện đều đặn. Ba, thói quen là thứ còn lại khi không ai nhắc — mục tiêu là để doanh nghiệp vận hành đúng cách tự nhiên, kể cả khi anh chị không có mặt.

Để có một đối tác kế toán với thói quen làm đúng, anh chị có thể giao khâu kế toán cho Trường Thành và được tư vấn miễn phí trước khi quyết định.

Hotline / Zalo: 0989 724 056 (hỗ trợ 7 ngày/tuần)

20 năm kinh nghiệm — Hơn 8.000 doanh nghiệp tin tưởng — Hỗ trợ 7 ngày/tuần — Hotline/Zalo 0989 724 056

Lưu ý: nội dung trong bài mang tính tham khảo, đúc kết từ thực tế hành nghề. Các quy định về thuế – kế toán có thể thay đổi theo thời điểm, anh chị nên hỏi tư vấn cập nhật trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình.

Q: Làm sao để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả cho cả tổ chức?
A: Nên: bắt đầu từ một vài thói quen quan trọng nhất thay vì thay đổi mọi thứ cùng lúc; làm cho thói quen dễ thực hiện — đơn giản, rõ ràng, ít trở ngại; người chủ và quản lý làm gương nhất quán; gắn thói quen mới vào nhịp công việc sẵn có; ghi nhận và củng cố khi mọi người làm đúng; và kiên trì đủ lâu để thói quen ăn sâu.
—
Q: Vì sao thói quen quan trọng hơn phương pháp?
A: Vì phương pháp dù hay đến đâu cũng vô nghĩa nếu không được thực hiện đều đặn. Một quy trình tốt nhưng không ai theo, một nguyên tắc đúng nhưng chỉ áp dụng khi nhớ ra, đều không tạo giá trị. Thói quen biến phương pháp từ lý thuyết thành thực tế — khi một cách làm tốt thành thói quen, nó diễn ra tự nhiên mỗi ngày mà không cần ai nhắc.
—
Q: Vì sao nhiều thay đổi trong doanh nghiệp không bền?
A: Thường vì cố thay đổi quá nhiều cùng lúc gây quá tải, người chủ không làm gương nhất quán, cách làm quá phức tạp nên bị bỏ khi bận, hoặc bỏ cuộc sớm khi thói quen chưa kịp hình thành. Vấn đề thường không phải phương pháp sai mà là nó chưa trở thành thói quen.
—
Q: Làm sao để thói quen mới dễ bám trụ?
A: Bằng cách làm cho nó thật đơn giản và ít trở ngại, và gắn nó vào nhịp công việc sẵn có thay vì tạo hoạt động riêng phải nhớ. Ví dụ gắn việc cập nhật tiến độ vào cuộc họp ngắn đầu tuần đã có. Khi thói quen mới gắn vào nhịp sẵn có, nó tự nhiên diễn ra mà không cần ai nhớ.
—
Q: Trường Thành hỗ trợ gì cho việc này?
A: Trường Thành xây dựng được thói quen làm việc cẩn thận, làm đều và đúng hạn qua 20 năm phục vụ hơn 8.000 doanh nghiệp — đó là lý do khách hàng yên tâm giao khâu kế toán – thuế. Chi phí theo khối lượng thực tế, tư vấn miễn phí trước khi ký. Hotline/Zalo 0989 724 056.

Ghi chú: Thông tin trong bài viết được cung cấp với mục đích tham khảo, quý khách vui lòng kiểm tra thêm hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết.